发布:2021年6月3日

EMS能帮助你适应“新常态”的12种实用方法

从远程办公、Zoom会议到办公室卫生常规,COVID-19颠覆了完成业务的方式。自去年年初以来,"办公室"的概念发生了重大变化,在大流行病的每个阶段,各组织都使用"办公室"EMS平台管理他们的工作空间和资源,以实现更高的效率,并获得驱动价值的洞365bet体育在线滚球首页察力。

当我们进入下一阶段时,EMS正在帮助组织回到我们曾经知道的生活中的一些外表。对于许多公司来说,这包括带来员工和访客回到办公大楼en masse。但是,在Covid之前,图片经常出现不同的寿命,具有改进的桌面空间,改进的清洁程序,新的预订策略等等。

为了成功过渡,您的公司必须确保您灵活并根据需要准备环境 - 而EMS技术可以成为实现这些目标的重要工具。这些使用EMS的这些实用技巧旨在帮助您,无论您的办公室的新正常看起来如何。

12个有效工作区管理提示

1.扩大您对可用空间的使用。不知道建筑物中每个空间的日子都已经消失了。公司正在寻找最少于昂贵的房地产投资的方法在大流行袭击之前,但在过去的18个月中,他们已将激光重点放在了解以前没有囚来的空间并确定如何最好地利用它。手机空间,挤满房间,“死”霍尔地区等被转换为管理空间,以便公司可以最大化空间效率并创建有效的工作场所经验。

使用EMS,很容易添加和跟踪此类空格。您可以将任何类型的空间添加到调度平台,无论是桌面区域,走廊沙发,户外露台,甚至在公司健身房锻炼机。通过向系统添加这些托管空间,您可以确保正确的人员在合适的时间可用。

2.禁用空间以满足社会疏散目标。在大流行之后,已经看到最近的逆转的一个长期办公趋势是每位员工的平方英尺。随着他们过去的,而不是将这个数字缩小,而不是迅速增加它来遵守社会疏远的任务。现在,员工正在返回办公室,情况再次变化。在一些地区,组织正在放弃社交疏散要求 - 但在别人中,他们比以往任何时候都更重要,因为员工对相对密切的联系人令人伤害。

使用EMS,您可以使用房间配置向导进行更改,如:

  • 禁用房间完全。
  • 限制家具如何布置在房间里。
  • 令人震惊的桌面空间。
  • 为交错时间表创建社区。
  • 交替的可用房间。
  • 针对不同混合员工的空间集。

3.建立清洁时间。办公室里的更多员工和游客也意味着更多的清洁。确保空间准备好通过调度设置和拆除时间进行深度清洁和其他消毒过程,以及可能在缓冲时间中添加,因为人们离开并进入会议室以消除走廊中拥堵。EMS有几种选择,可在会议之间提供额外的清洁或安全时间。从桌面客户端,您可以使用房间配置向导在每次预订前后添加默认设置和拆除缓冲区。

您还可以通过使用一组参数将其应用于日常用户应用程序,这些参数将覆盖默认房间设置或执行您在房间配置上所设置的内容。在模板本身上,您可以指出希望为从该模板创建的每个预留设置和取消的设置。

EMS能帮助你适应“新常态”的12种实用方法

4.重新开放到不同容量限制的空间。如果您的建筑物已关闭,您现在打开它们,您可能需要执行新的占用限制。或者,如果您全局减少了占用限制或者每个空间所做的那样,您可能需要将这些限制恢复到完全容量,一旦安全就这样做。

在EMS中,您可以使用Room Configuration向导,通过创建新的设置类型并将其作为默认值来强制使用新的、较低的容量。假设你想确保不超过10个人同时聚集在一个空间里。您可以创建一个最多容纳10个人的设置,然后将其应用到您选择的房间。一旦您的组织不再需要遵守这些能力,您可以简单地切换回原来的设置类型。

5.沟通和执行新的指导方针。由于您的公司实现了新的准则 - 例如,在一些会议室中允许50% - EMS中的一个有用功能可以是在允许您检查每次预订的批准过程中,帮助确保强制执行任何新策略。例如,您可以使用房间警报将在Web应用程序和其他日常用户应用程序中显示为弹出窗口。该过程不会阻止用户选择房间,但您可以强制信息。

您还可以使用EMS以其他方式传达指南,包括:更新确认中包含的消息。您可以编辑现有的标题和页脚,甚至可以创建您自己的新消息,因为它与您想要强制执行的新策略。

  • 更新的消息包含在确认中。您可以编辑现有的标题和页脚,甚至可以创建您自己的新消息,因为它与您想要强制执行的新策略。
  • 使用组通知规则与您的员工沟通有关其账户的现有保留。例如,您可能希望在桌面预订前一天发送提醒电子邮件,并直接从该电子邮件启用取消链接。
  • 在通知中包含重新确认链接所以如果你对员工的健康状况有要求,你可以要求他们检查他们的健康状况是否足够好。
  • 启用帮助文本这将帮助人们引导他们通过任何新的政策、程序和工作流程,你可能已经建立作为对你的重新开放政策的回应。

6.启用自动,无触控签入。去年,为了降低感染COVID-19的风险,人们限制了与公共表面的接触,而非触摸技术成为了人们关注的焦点。但企业也发现,通过更清洁的空间让员工总体上更健康,这只是一种良好的商业实践。在Accruen滚球体育比滚球体育比分直播t,我们致力于让我们的客户通过各种方法,如电子邮件,网络应用程序,移动应用程序,EMS亭和EMS室标志应用程序。

我们还与其他技术合作,通过以下方式减少和消除触摸数字设备,如房间面板:

  • QR码这样就不用输入用户名,EMS移动应用程序就可以使用二维码。
  • 蓝牙传感器通过他们的手机使用来识别人们。
  • 徽章的读者使用户能够简单地滑动他们的徽章,以识别自己,以便能够使用空格进行办理登机手续。

7.更新餐饮选项。我们曾与客户讨论过如何使用EMS来适应不断变化的业务环境,其中一个反复出现的话题就是餐饮。在安排活动时,公司发现自己需要删除任何自助餐或自助服务选项,而在菜单上增加单独包装的项目,如盒饭。

调整餐饮选项在EMS中是简单的。您可以通过向导将这些更改变为您的产品,删除物品或完全灭活它们。要将迎宾选项添加到系统中,您可以使用导入功能创建带有新服务产品的选项卡分隔文本文件。您还可以使用浏览器来搜索不再可用的餐饮项目,以便您对任何现有预留进行其他更改。

8.简化设备租赁。与餐饮一样,您可能需要限制您的选项或删除在使用之间无法清除的选项。在EMS中,您可以通过服务订单计划执行此操作,从而可以快速查看所有服务订单,以便您提前查看它们以确保它们仍然可用。您还可以通过资源计划查看单个项目。因此,例如,您可能会查找所请求的投影仪,请参阅它已经请求的特定日期的时间,然后根据此信息安排其清洁。

9.通过自动报告了解您的需求。由于其报告和分析工具允许企业全面地聚集和解释数据,因此组织使用EMS对其空间利用率进行更好的可视性。在新的正常情况下,这些报告可以帮助显示审计遵守能力指南,协助接触追踪,并执行社会疏远任务。并且数据越好,报告将越有用。

例如,接触跟踪。在EMS中,您可以追踪您的员工坐在哪里,谁是预订空间或正在参加某个会议。社区的活动时间表可以在特定时间框架上坐在个人旁边,报告该数据以帮助可能的联系方式追踪努力。

10.跟踪清洁时间。有几种类型的报告值得特别注意;允许跟踪清理时间的报告就是这样一种类型。除了安排清理时间外,您可能还希望跟踪它,以显示它是否符合公司政策或当地或区域法规。EMS的自动空间使用情况报告功能使您能够演示空间在使用后何时被清理。

此外,您还可以自动生成报告的方式和时间。保存特定的报表设置后,自动化按钮允许您设置报表的计划和频率,确定希望发送该报表的时间及其涵盖的报告期间。

11.访客管理报告。您可能要考虑的另一个快速工作流程是访问者管理,这将允许您跟踪外部访问者,都是预定和ad hoc。EMS有几个罐头报告,可帮助您根据需要监控并保留记录。在访客管理模块中,与会者访客报告让您通过过去的访问者搜索,以防您需要与他们联系以进行联系跟踪或其他目的。

EMS能帮助你适应“新常态”的12种实用方法

12.轻松重新安排。最后,请记住,尽管许多组织正在重新开放休眠空间,容纳更多的容量,但在这个过程中肯定会有一些坑洞。EMS使得单独或集体重新安排事件和空间变得很容易。如果您需要推迟某个事件或完全取消该事件,甚至需要添加一个新的状态以进行跟踪,详细说明为什么需要进行更改,那么EMS有多个选项。更改状态向导、预订书和预订导航向导都是您可以用来更改预订的日期和时间或预订状态的工具。

要查看上述任何提示的逐步说明,并了解更多关于您的组织如何使用EMS,因为您适应新的正常时,我们邀请下载网络研讨会“使用EMS适应新常态的实用技巧。“