出版:2021年8月16日

2021年工作空间管理面临的三大挑战

行业和组织如何开展业务的现状正在被颠覆——办365bet体育在线滚球公空间管理就是一个明显的例子。两年前,大多数员工希望在自己专门的公司工作。去年,之前没有让员工在家工作计划的公司几乎在一夜之间被迫实现了这一目标。而今年,出现了一个重大的新趋势。人们不想放弃在家工作的灵活性和自由,至少60%的员工更喜欢混合工作模式

这让很多人想知道:我们的新办公环境会是什么样子?

随着员工回到办公室变得更加安全,情况又发生了变化,公司正在探索如何最好地管理空间,同时满足员工的期望,确保员工安全,培养效率,促进协作,培养深度思考,并使最昂贵的房地产。这需要大量的计划和多方面的努力,包括办公室经理、人力资源和更高层次的管理。

在你们的组织努力实现成功重返办公室之际,从一开始就解决这三个关键挑战将有助于铺平这条道路。

热台争吵

挑战#1:确定最佳办公空间

你应该减少你的办公空间吗?

乍一看,答案是响亮的“是”。似乎直观。在改用在家办公模式后,想呆在办公室的员工就会减少,所以没有理由像以前那样在办公空间上投入那么多预算。

然而,过早地减少办公空间可能会有一些严重的缺点。

健康和安全

首先,考虑健康和安全。在过去的一年里,我们都越来越重视保持社交距离,有足够的空间继续采取这种预防措施——即使在工作中——将是创造安全工作环境的一个重要因素。你可能想使用工作空间管理软件来帮助你准确估计需要多少办公空间才能让你的员工进入办公室,同时又能保持安全距离。

员工的偏好

同样重要的是要记住,你现在不仅仅是在与其他公司争夺顶级人才,还与你的员工自己的家竞争。如果你想鼓励员工回到办公室,从而增强团队合作和紧密团结的文化,你必须让办公室环境充满吸引力。减少空间可能会节省一些预算,但这可能意味着失去不想被关在狭小空间里的员工。

因此,与其根据任意猜测做出任何关于办公空间的重大决策,不如使用数据驱动的工作区管理软件来帮助指导您。通过使用诸如EMS,您可以监控员工使用空间的情况,并就是否可以减少办公室占地面积做出明智的决定。

房间利用率

太空实际上是如何被利用的?如果没有正确的数据,就有可能得出错误的结论。例如,假设您仅依赖Outlook来了解预订会议室的频率。它可以告诉你什么时候房间被预订了,但不能告诉你实际的空间使用情况。要确定这一点,你需要一个房间预订软件,它可以测量人们何时使用特定的空间,可能是要求他们登记入住,或者通过传感器检测他们的存在。

灵活的工作空间

对于那些计划实施弹性工作空间的人来说,在这种情况下,员工可以选择来办公室或在家工作,很可能会有一些日子,办公室可能基本上是空的,而另一些日子,办公室将超载。如何确保在高峰日有足够的空间供每个人使用?

我们的许多客户都解决了这个问题,他们将员工分成不同的部分,并指定了在办公室工作的天数。通过工作空间管理软件,可以很容易地确保每个人都遵守这种工作模式,这也将帮助你在任何给定的时间最大化办公室里的人数。请参阅以下使用EMS适应灵活工作空间的实用技巧。

#2利用工作区吸引新人才

你的员工想要什么?

一方面,如今企业吸引新人才似乎更容易了。42%的人愿意换一份工资低10%的工作,如果这意味着可以获得灵活的工作时间.显而易见的结论似乎是,只要你提供灵活的工作模式,你将是一个有吸引力的雇主。

但事实上,千禧一代对新的工作机会有很高的期望。75%的千禧一代考虑一个吸引人且有趣的工作场所,包括重要或非常重要的社交活动等工作津贴。他们希望办公空间充满活力、社交性和吸引力。

这意味着许多公司需要摆脱老式的“格子间”工作空间,创造一个超越开放式布局的现代环境。如今的人才喜欢多样性:可随意使用的办公桌、办公桌旅馆、舒适的公共区域和易于预订的会议室。

但是,Outlook等非专用的订房工具并没有配备必要的功能来实现这一点。随着工作人员的不断流动,有时在不同地点的不同办公室之间切换,您需要一个能够跟上他们的房间预订系统。

现代劳动力的工具

像EMS这样的平台可以让你的新员工在你所有的办公室里立刻有宾至如归的感觉:

  • 交互式信息亭。信息亭可以帮助他们导航办公室的布局,并跟踪他们的同事在任何一天坐在哪里。
  • 支持各种类型的空间.EMS具有将您的员工连接到您设置的不同类型的办公空间的功能。例如,他们可以登记他们的办公桌,这样他们的同事就知道在哪里可以找到他们。
  • 空间使用可见性。员工可以看到在任何一天有多少办公空间被预订和使用,这样他们就可以评估进入办公室是否感到舒适。
  • 协作工具。员工可以计划和他们的团队坐在同一个区域,这样他们就可以一起工作,并确保他们拥有所需的所有设备。

EMS不仅会帮助你创造吸引新人才的环境,而且EMS本身就是一种能够吸引千禧一代注意力的现代工具。通过一个易于使用的移动界面,您的员工可以与他们的新办公空间互动,而无需寻求帮助。这是一个非常重要的方面59%的人在办公室向别人寻求帮助会让你感觉不舒服。(了解有关EMS移动演示的更多信息!)

了解千禧一代是如何与办公室互动的

#3:确保购买你的空间管理模式

你如何帮助员工适应你的空间管理模式?

随着办公空间的不断现代化,传统的个人办公桌正被热办公桌、办公桌旅馆、公共区域等所取代,员工可能会被这些变化所淹没。英国国家医疗服务体系报告称,11%的人患有精神疾病联系到工作是由于工作场所的变化。

其中一个变化是办公空间的“所有权”。直到最近,个人办公桌还是一项重要的福利,也是人们对工作场所的期望。它为员工提供了存放个人物品的空间,一个他们可以用照片和纪念品个性化的永久区域,一个由占据周围办公桌的人组成的隐含的社交圈,有时甚至是一幅美丽的风景。

新的工作模式带走了很多舒适感和熟悉感。热桌会让人紧张。有些人可能会忘记提前预订酒店服务台。其他人可能会在公共工作空间感到不舒服,需要一个安静的区域来专注于他们的工作。让我们不要忘记让您的团队靠近的重要性,如果您的办公桌分布在一个大的开放空间中,这可能会很棘手。

为了帮助您的员工应对这种不断变化的环境,您可以为他们提供一些工具,让他们有一种控制感,并让他们对工作场所有一种归属感。

让员工控制自己的工作空间

诸如EMS之类的客房预订系统远远不止是预订客房。您的员工不仅可以为您办公室的所有不同区域预订、登记、申请设备等,甚至他们缺乏活动也是一种沟通方式。如果他们始终避免使用某些空间,他们的使用数据将向您显示他们喜欢哪些空间以及避免哪些空间,因此您可以为他们提供更多他们需要的空间。

向雇主提供数据

EMS是一条双向通道。当你的员工觉得他们已经重新拥有了自己的工作空间,这要归功于一个互动工具时,作为雇主的你也可以从我们的工作空间管理软件中受益,调节人们与新空间的互动方式:

  • 你可以限制雇员在一周的某些日子里进入办公室。
  • 如果员工预订了会议室并且不重复出现,您可以设置和执行政策。
  • 你可以要求员工在使用办公桌时签到,以确保空间没有被浪费。

EMS之类的软件可以弥合雇主和雇员之间的鸿沟,让雇员与他们的空间互动,表达他们的需求,并感受到授权。同时,雇主有能力无缝地管理空间的使用,强制执行某些规则,并根据数据做出决策,以改善员工的体验。

要了解更多的技巧,请查看我们关于了解桌面酒店软件的博客!