发表:2019年11月20日

Outlook和谷歌不应该是你唯一的日程安排工具的3个原因

微软的Outlook谷歌的G套件是处理邮件和日程安排的好工具。

然而,当您更深入地研究资源利用时,它们本身可能不是最佳选择。以下是用户在使用Outlook或谷歌预订时遇到的一些最常见的问题。

1.Microsoft Outlook允许重复预订会议室

你可能已经完成了所有必要的步骤——在Outlook中找到了正确的房间,预订了你的会议时间——但是当你出现时,你发现另一个同事已经预订了房间。发生了什么事?
Outlook的一个缺陷是,当预定了另一个活动的空间时,该空间可以显示为“免费”。这可能导致团队认为可以预订,从而导致人员和软件之间的多种误解。这只是一个例子,为什么作为一个独立的会议室软件,Outlook是过时的,并不是最好的设置选择。

对于与Microsoft Exchange集成的更强大的日历工具来说,这绝不是问题。与滚球体育比滚球体育比分直播Accruent的空间和资源调度软件, EMS、房间和资源通过Exch365bet体育在线滚球首页ange Room Integration功能在EMS系统和Outlook之间双向同步。这一集成准确地记录了空间可用或预订的时间,消除了重复预订。

2.谷歌和微软都没有提供关于空间利用的见解

会议室和资源使用对运营成本有直接影响。如果不了解你的房间和空间是如何被利用的,就很难优化降低成本。谷歌和Microsoft都没有提供任何方式来查看空间被预订或空置的频率,你错过了你可以利用的关键信息!

无论您是CIO、设施规划人员、注册人员还是会议中心经理,EMS报告都为您提供提高生产率和降低成本所需的见解。按需访问您的所有空间、服务和资源数据。EMS允许您跟踪关键指标,如空间使用、取消、组和会议类型、服务更改等。

与一个定制的查询构建器超过110个内置和自动报告,您可以准确和有效地跟踪,了解和优化您的空间。随着对灵活工作场所的需求日益与当今的劳动力相关,房间利用率数据是了解办公室设计和工作场所策略有效性的一种方式。如果没有这样的数据,就几乎不可能对您的设施和人员与之交互的方式做出明智的战略决策。如果员工在预订办公桌,那么这些办公桌被遗弃的频率有多高?是否需要将未充分利用的会议空间转换为额外的办公桌或私人办公室?对更好的室内技术的投资是否会减少您的IT或A/V团队的开销,从而使他们能够专注于更战略性的项目?这些只是EMS数据驱动的见解可以解决的一些问题。

3.两个系统都缺少空间的资产细节

想象一下,您正试图为与同事在远程办公室举行的会议预订一间房间。拥有一个具有a /V和视频会议的空间是非常必要的,因为你将需要能够彼此有效地沟通。不幸的是,Outlook和谷歌不允许用户看到会议室的大小、可用的椅子数量或空间内的任何设备。

有了EMS,您可以快速找到适合任何活动的房间。根据位置、容量或可用资源和服务筛选可用房间,并确保您预订的空间正是您所需要的。365bet体育在线滚球首页“区域”是EMS用来为用户更好地组织空间的一种方法。区域允许您在逻辑上对空间进行分组(甚至跨多个位置),以便轻松找到正确的空间。例如,所有具有室内视频会议、智能白板或可用餐饮服务的空间。此外,EMS允许您包含空间的图像,以便快速检查您正在预订的空间,这样您就不会在预订时才发现该空间无法满足您的需求。

此外,EMS通过Exchange Room Integration和G Suite集成提供的视频会议功能允许用户在熟悉的界面下预订会议和空间,同时提高视频会议设备的利用率,因为省去了许多额外的步骤。

结合Microsoft Outlook或谷歌的G套件与EMS,将您的会议室调度软件提升到一个新的水平

仅仅是Outlook或G Suite并不能管理当今复杂的工作空间和校园的现实。通过将这些工具与一个同样强大、专门构建的调度解决方案相结合,您可以将这些简单的平台转变为用于自助服务和托管调度的丰富、易于使用的工具,而无需担心重复预订。因为所有会议和细节都在一个集中的中心中进行跟踪,所以您可以快速访问有用的利用率数据,可以使用这些数据来节省组织资金。

EMS有移动版吗?

是的。EMS提供了一个本地移动应用程序和一个移动友好的web应用程序,让您的用户能够灵活地以最顺畅的方式预订他们的空间和会议。如果您的用户已经习惯了通过Outlook或G Suite预订空间,那么EMS提供的集成也可以将空间预订保留在这些应用程序中。

了解应计EMS解决方滚球体育比滚球体育比分直播案如何提升您的Outlook或谷歌平台。安排一次演示今天!