发表:2021年6月29日

云文档管理101:什么是云文档管理系统,为什么现在要使用它?

云文档管理系统是一种基于web的数据存储和信息管理系统,对于当今的许多企业来说,它可能是一种改变游戏规则的实现。如果说COVID-19大流行在许多组织的运作中强调了一件事,那就是它们在数字化转型和多地点运营方面落后得多么可悲。而且,在大流行开始时,许多企业都在努力将部分系统迁移到云端,以促进多站点、远程工作环境。

然而,随着组织继续开发其长期解决方案和更广泛的技术基础设施,关于云部署和云安全仍存在许多问题。

以下是2021年您需要了解的关于云的所有内容以及云文档管理系统的好处。

云文档管理最大的问题是什么?

术语“云”通常指的是一个服务器网络,每个服务器都有特定的功能或目的。当个人或公司像文件管理系统到云,他们通常会转向基于云的基础设施即服务(IaaS)或软件即服务(SaaS)。

这个问题?第一批基于云计算的解决方案带来了它们应有的问题,包括围绕以下问题的担忧:

  • 安全:许多组织对将数据存储在第三方服务器上心存疑虑,认为这会使他们的信息更容易受到黑客攻击或其他网络攻击。
  • 数据隐私:同样的道理,将数据放入云端可能会迫使企业放弃某些隐私控制,这对那些受到严格监管的行业的企业来说是一个巨大的问题。365bet体育在线滚球
  • 缺乏控制或数据丢失:如果有什么影响到您的云系统供应商,您的数据可能会丢失。
  • 技术问题:如果系统出现故障,您可能会失去对关键任务信息的控制(并且您没有办法在内部解决这个问题)。

在很多情况下,这些担忧都是(现在也是)合理的。也就是说,随着云系统在过去几年中不断成熟,许多提供商已经正面地解决了这些挑战,使云中的文档存储更加安全和可靠。

例如,Meridian基于云的电子文档管理系统就解决了这些问题等功能

  • 加密
  • 基于角色的安全性
  • 自动备份
  • 安全的文件共享
  • 访问控制和认证
  • 环境控制

部署这样一个系统有明显的好处。

当今云文档管理系统的好处是什么?

一个安全、现代和有效的基于云的系统可以为您的业务提供许多关键的好处,包括:

安全

许多云提供商都对加密、补丁和其他安全协议保持警惕。此外,这些更新通常是自动的,这可以减轻IT团队的压力,并确保您的系统始终是安全的。

这与许多内置系统截然不同,后者需要手动升级、额外费用和大量时间来进行更新——所有这些都可能妨碍效率,并增加受到威胁的脆弱性。

敏捷性和可扩展性

通过去掉文档管理的硬件组件,基于云的系统固有地提供了比其严格的本地对等体更多的灵活性和可伸缩性。此外,随着组织规模的扩大或缩小,团队可以更容易地添加或删除用户,这对于任何现代组织都是理想的。

低价标签

云解决方案可以带来短期和长期的节省,这要归功于:

  • 前期成本降低
  • 减少故障排除(进而提高员工效率)
  • 更多的数据安全
  • 较低的软件维护成本

增加了连接

云解决方案通常有助于建立一个更易于连接和集成的技术生态系统。这对于任何数字转换工作都是至关重要的,因为数据竖井和不同的工具可能导致过时的信息、不完整的见解和困难的转换工作。

远程和多站点功能

对于内部系统,您需要物理上的接近才能操作工具。这限制了访问或和需要大量的IT资源来扩展。365bet体育在线滚球首页另一方面,云文档管理系统由云上的提供商托管、管理和监控。这允许用户通过桌面、平板电脑、笔记本电脑或移动设备自由访问DMS。这可以提高效率和收入,通过允许实时更新,最新的通信,准确的记录和更多。

改进的灾难恢复

内部系统会使灾难恢复变得更加困难,特别是对于大型、多资产、多站点的操作。一方面,前提下的系统需要手动备份和定期间隔。更重要的是,这些信息几乎不可能在锁定或完全远程的情况下访问。

另一方面,基于云的系统可以帮助组织在任何地方、任何时间访问他们的信息——从而提高了面对危机时的敏捷性和灵活性。

如何为你的企业找到正确的系统

仍然不清楚你的业务发展方向,需要什么工具和平台来获得持续的成功?查看我们的电子书《2021年资产管理趋势》,评估最新的趋势,看看你的业务处于什么位置。