发布:2021年7月12日

会议室管理软件:你需要知道的一切

什么是会议室管理软件?

会议室管理软件是一种解决方案,可以帮助您找到空格,安排会议,并有效地导航您的物理和混合空间。今天,这比以往任何时候都更重要:在Covid-19之后,组织必须找到一种方法:

  • 安全地迎接面对面

  • 增加空间利用率

  • 有效协作

  • 增加员工生产力

  • 自动化预订和调度任务

合适的会议室管理软件可以提供帮助。

会议室管理软件是如何工作的?

在EMS会议和房间安排应用程序上预订合适的空间可以像一、二、三一样简单:

  1. 找到合适的房间:使用EMS应用程序或Direct Spaces移动应用程序,您可以查看平面图,房间可用性,技术资源等内容,以了解最适合您需求的可用空间。365bet体育在线滚球首页

  1. 检查或修改:从那里,您可以轻松地确保空间并检查。用户将自动邀请,他们可以轻松修改或查找直接在其指尖的预留的详细信息。

  1. 轻易取消:如果您的计划更改 - 或者空间不再适用于您 - 您可以取消您的预订并快速轻松地通知您的与会者。

  1. 让每个人都安全:你可以很容易地控制什么地方被订了,什么地方被订了——你可以利用这些信息来促进卫生、保持社交距离等等。

使用会议室管理软件的好处是什么?

会议室管理软件对于企业和校园有很多好处。有了一个强大的会议室管理软件,您可以:

使用所有最喜欢的工具

通过像EMS这样的会议室管理软件,您可以连接到您最喜欢的所有日历工具,包括Exchange,Google日历,Outlook和Office 365。

找到适合自己需要的房间

关键详情等与会者数量,房间布局,技术能力等,可以帮助您找到正确的需求的正确空间。

数据驱动的决策

强大的分析可以帮助您做出明智的决定和计划,您的空间利用成本,工作场所设计和卫生努力。这不仅可以提高员工的安全性,而且还可以降低成本。

有效管理您的预订

如果与会者在最后一刻取消了会议,或者你意识到某个地方不行,你可以很容易地取消会议,把房间腾出来给其他人使用。

最大化生产力

随着EMS,合作和技术经验更加精简。这最终使得更容易维护员工的安全,生产力和满足感。

增加员工安全

您可以防止通过容量限制,健康检查和卫生时间表提供过度拥挤和促进社会远视

避免调度冲突

使用EMS,您只能在可用的房间中查找、安排和预订会议。这简化了调度过程,避免了错误、重复预订、调度冲突和其他令人沮丧的空间管理问题。

改善空间利用率

许多办公空间和会议室都未充分利用,这可以导致随着时间的推移降低收入和生产力。使用像EMS这样的会议室调度应用程序,您可以预测利用趋势并更改您的策略或最佳实践,以最大限度地提高空间利用率。

减少管理

管理任务可能是昂贵的且效率低下。使用会议室管理工具,您可以自动化这些任务中的许多任务,从而节省时间和生产率。

会议室管理软件的功能是什么?

会议室调度软件中有许多功能要查找。这些包括:

办理登机手续和更新功能

使用EMS,您的团队可以轻松入住房间,发送更新,结束会议和释放其他用户的空间。

无需多设备解决方案

今天,使用功能强大的移动和多站点工具是必须的。EMS通过笔记本电脑、智能手机、kiosk、平板电脑等提供功能。

移动能力

使用EMS Direct Spaces,您可以自助服务并预订适当的空间,在地图上找到它们,更新预订等。

隐私和安全控制

您可以使用Saml SSO,Google或Microsoft等许多凭据来保护您的敏感会议信息。

综合分析和数据见解

综合分析可以帮助您揭示对房间容量,利用率,使用时间和更多的深度深度洞察力。此信息可用于促进决策和节省时间随着时间的推移节省。

实时功能

查看房间可用性和实时搜索可以帮助保证您的团队找到满足他们需求的最佳空间。

多站点功能

特别是在Covid世界后,用户必须能够管理他们的会议室和跨网站和设备的空间。使用EMS,您可以看到任何设备或位置的预订规则,容量,技术功能等等。

综合预订日历

EMS预订日历与现有的日历工具集成,因此您可以一眼看到您的个人和专业会议。

直接实施

一个简单的实现——包括一次性的平台设置、可靠的数据安全性和24/7的客户支持——是任何新软件成功的关键。

用户管理

控制每个用户如何与您的日程交互是很重要的。这不仅简化了预订过程,还可以确保系统内没有错误。

楼层平面图

平面图视图允许用户可视化空格并进行更明智的预订决策。

付款方式

正确的工具会让你安全地接受在线支付。

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