发表:2月24日2020年

2020 EIM系统指南:你需要知道的一切

工程信息世界中不断变化的环境使得很难知道哪些软件和系统将满足您的独特需求。

通常,工程部门会在最后一分钟匆忙地拼凑信息,以避免违反规定,或者仅仅是为了证明他们的团队所带来的价值。通过使用最新的软件和功能,设计良好、实现合理的EIM系统可以避免这些情况下的压力和固有的不准确性。

但是你要从哪里开始呢?我们提供这个指南,帮助您走上选择完美EIM解决方案的道路,并帮助您在总体信息管理策略上取得成功。

EIM系统可以为您做什么?

章节摘要(点击快速导航):

  1. 提高工程项目的效率
  2. 集中关键任务工程信息
  3. 分解信息仓库以确保工厂安全
  4. 以法规遵从性控制为例
  5. 保持控制您的危险区域分类

1.提高工程项目的效率。

做出更快、更准确的决定。

当使用自动化EIM系统时,内部和外部的涉众不再需要对无数的文件和数据进行分类。相反,它们可以促进有效和受控的工程文档交换。组织可以正确地跟踪可交付成果和截止日期,以在整个项目中维护对其文档流的控制。EIM软件是专为快速系统采用和使用而设计的,因为全球承包商不再花时间考虑如何和在哪里输入数据,其内置功能包括:

  • 仪表板快速导航。
  • 强大的报告功能。
  • 简单直观的网络界面。

在云中与项目涉众协作。

组织通常需要管理一个全球性的项目组合,可靠、准确的信息是至关重要的。一个健壮的EIM系统可以帮助解决以下类型的问题:

  • 一些组织使用通信竖井在不同的系统中管理这些项目。
  • 具有全球足迹的组织在信息交换过程中出现故障而导致不准确。
  • 由于人与人之间交流的固有问题,缺乏及时的信息。

自动化分发过程。

组织可以通过基于分发矩阵的自动分发流程来减少文档控制器的工作量,从而提高效率并确保良好的数据质量,因为没有任何东西会被忽视、丢失或不正确地交换。此外,有了这些特性后,审查过程得到了极大的改进:

  • 用户可以在门户中查看和标记工程文档或工程绘图。
  • 可以合并在线和离线评论。
  • 系统内的所有操作都被跟踪和记录,时间戳提供了完整的审计跟踪。
  • 所有数据(结构化和非结构化)都被积累起来,并可用于详细的仪表板和报告,以获得可操作的洞察力。

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2.集中关键任务的工程信息。

通过从一个集中的位置管理工程信息,组织可以:

  • 显著改善内部和外部利益相关者之间的协作。
  • 确保每个人都在相同的数据工作。
  • 允许利益相关者知道在哪里找到文档的最新版本。

工程信息的集中可以降低直接处理工程信息的成本,并且是任何公司的企业内容管理(ECM)战略的基石特性。实现这一级别的控制需要一个健壮的EIM系统软件,包括以下关键功能:

文档版本控制

根据IDC的数据,一个拥有1000多名知识型员工的典型企业,每年浪费250万至350万美元用于搜索不存在的信息、无法找到现有信息或重新创建无法找到的信息。这些问题通常源于组织无法使用适当配置的文档版本控制软件来管理和访问工程信息。如果没有它,用户很可能会在整个组织中找到多个过时的文档版本,这可能在时间、金钱和安全方面被证明是极其昂贵的,因为用户可能使用过时的信息。在最糟糕的情况下,工程信息的不准确版本可能会导致不遵守行业法规的罚款和事故。最好的文件管理系统使所有版本的工程文件都可访问,但也包括指标和保障措施,以确保用户知道他们正在使用最新的文件。这不仅可以保护用户免受潜在事故的影响,还可以保持工作流的顺利进行。

经络EIM系统的文件交换过程

文件管理,安全性,可享用性。

确保每个人都访问相同的文档和数据。

要确保关键任务信息24/7全天候且始终保持最新,可能会面临几个挑战。由于工程设计和文档是相当大的,将它们从一个地方转移到另一个地方进行更改可能是一个极其繁琐和缓慢的过程。如果这些工程设计引用的是一个完全独立的设计文件,那么这个过程将更加困难。

把信息掌握在正确的人手中。

组织工程信息的安全是资产密集型产业组织的巨大挑战。365bet体育在线滚球每当公司在整个企业中以分散的方式处理信息时,它可能会难以向其他内部部门或外部承包商共享可访问的工程文档,而不会将数据暴露于以电子邮件和可移动存储设备等格式出现的潜在安全漏洞。

消除信息流程的障碍。

在用户本地硬盘中存储的工程文档信息通常需要手动过程,以与业务中的其他利益相关者共享。组织必须能够随时随地访问其关键任务工程信息。数据管理中的这种可满贯性需要一个EIM策略,超出了大多数工程团队可以自己生产的。

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3.分解信息库以确保工厂安全。

缺乏准确的工程信息可能会导致操作和维护人员受伤的风险。主要的危险在于有多个过时的文档版本存储在几个不同的地方,并且缺乏快速、安全的方式访问正确的文档。这样的问题会影响到现场员工的整体安全,并降低员工的生产力。不准确的工程文档可能导致的问题类型包括:

  • 事故由于错误的维护程序。
  • 错误的备件订购,因为过时的文件。
  • 向外部提供危及保密和安全的不正确信息。
  • 由于计划外进程停机造成的生产延迟。

选择正确的EIM软件。

为了确保一个更安全、更安全的工作场所,考虑为EIM实现一个软件解决方案,以确保员工总是拥有最新的信息。最好的工程信息管理软件提供以下能力:

  • 访问文档修订历史。
  • 查看文档以前的版本。
  • 将文档添加到打印队列中进行处理。
  • 发起更改文档的请求。

为该字段中的可访问工程信息提供移动功能。

EIM系统移动平台行业领导者越来越希望利用移动应用程序来提高员工的安全性,并提高产品开发的效率。尽管这种兴趣在上升,但61%的员工表示,如果他们的组织不部署企业移动应用程序,那么它就会处于竞争劣势。这些应用程序可以帮助员工在日常工作中更快速、更有效地完成工作。工程师在现场无法使用移动设备时面临的常见问题包括:

过时的、不准确的工程文档。

通常,工程师需要预测现场需要哪些文件和图纸,然后在现场参观前打印所有相关文件。在这个过程中,通常没有单一的真相来源,常常导致工程师猜测并希望他们在现场需要的所有信息都是准确的和最新的。这一过程可能会浪费宝贵的时间,特别是在信息不准确并且不允许他们按照要求执行工作的情况下。

难以提供现场反馈。

如果维护工程师在现场获得图纸和技术文档的纸质副本,他们需要提供纸质副本的反馈,然后在返回办公桌时将这些数据转移到在线存储库中。这个过程通常没有考虑工程师在过程中丢失单个文件纸质副本的高可能性。如果在现场无法访问工程信息管理解决方案,工程师们可能会一直等待,直到他们能够访问他们的桌面计算机来批准变更,从而导致内部和外部团队的工作积压

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4.控制法规遵从性。

对于组织来说,在工程文档的整个生命周期中维护完整的审计跟踪是一项至关重要的任务。虽然组织了解遵守资产信息的行业标准是重要和必需的,但该过程可能被证明是耗时和昂贵的。一些关键问题包括:

  • 无法跟踪不断变化的法规和技术和创新的变化
  • 来自商业利益相关者延长其资产寿命的压力,同时面临老化的基础设施
  • 不准确的文档版本的审计,成本溢出和生产延迟的风险

在EIM系统中寻找合规功能。

为确保更安全,安全的工作场所,考虑为工程信息管理实施软件解决方案,确保员工始终具有最新信息。用于管理遵守工程文档的软件应始终包括:

控制平台。

受监管的行业,如生命365bet体育在线滚球科学,需要结构化文档来确保完整性。在实现项目期间,EIM系统必须引导用户通过验证文档的迷宫,以确保遵从性。当在实施项目中需要更改时,必须有一个经过测试的“配置更改管理”过程,以确保在进行更改之前,所提议的更改的所有方面都经过了考虑、记录,并得到了一致同意。

安全访问。

EIM软件利用一个中央文档库,确保每个人都可以访问他们的工程文档和图纸的最新版本。遵从性的最佳文档管理系统提供中央保险库中的某些区域,这些区域比其他区域需要更高的安全性。此外,基于角色的安全性允许提供随项目变化的访问权限,并且可以配置为允许单点登录访问。

的灵活性。

对于那些不使用标准化的中央系统来管理工程内容的公司来说,他们面临的最大挑战之一是,几十年来,各个地点、工厂和设施经常使用相同的方式来跟踪他们的关键工程文件,不考虑多年来发生的无数商业变化。灵活的编号、文档命名和归档约定有助于在一个系统中容纳多个植物,植物之间有可接受的差异。有了一个灵活的工程文档管理系统,您可以开始标准化构建块,比如查找列表和强制字段。自动修订控制还确保项目变更经过修订更新,发布的文件显示最新批准的版本,提供放心。

控制的证据。

在任何必须控制现场变更的设施中,工程文件的修改是至关重要的。将文档签出到特定项目并控制有权修改和批准的人的受控方法是任何EIM系统的必要组成部分。适当的配置允许用户将文档签出给多个项目,并引入检查和平衡,以确保用户所做的修改不会丢失。

除了文件上的工作流外,EIM软件还应允许在项目上的工作流,以及将项目相关联。在批准期间,良好的系统也可以应用水印和电子签名和打印邮票,以确保遵守各种电子记录规定。这样,这些文档的用户始终确保他们使用批准和当前文档。通过使用工程文档管理软件,用户可以建立对工程数据变化的控制,维护准确的审查和批准步骤,以确保安全性和遵守情况。

支持审核。

由于审计失败或不合规而导致的计划外停机可能会对公司的品牌产生负面影响。通过使用工程信息系统,组织可以很容易地跟踪谁更改了什么、何时更改以及为什么更改。用户可以轻松地跟踪更改的原因、涉及的决策以及更改的批准者。可以按每个文档显示审计日志,或者如果有足够的权限,可以显示整个仓库的日志。这确保了组织可以在审计过程中更有信心,并减少企业风险和失败的审计。

集成和协作。

与CAD应用程序的数据交换包括主动引用管理和标题块数据交换。最好的工程信息软件可以确保即使用户没有在他们的计算机上安装CAD也能做到这一点。这种数据交换通常还可以扩展为包括其他内部系统和大型企业维护管理系统,如Maximo、SAP等。它还可以扩展到企业之外。当与承包商交换数据和文件时,确保正确的数据和文件通过一个良好的研究和适当实施的工程信息管理软件程序发送和接收。

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5.控制你的危险区域。

遵守OSHA法规29 CFR 1910.119“高度危险化学品的过程安全管理”是许多组织的斗争。公司需要从其往往稀缺的内部资源中投入大量精力,这影响了对其危险区域分类(HAC)的控制。365bet体育在线滚球首页公司还被要求执行一个五年的审查周期,这给工程团队带来了负担,并阻碍了改善工厂的能力。有了一个设计用于在规模和质量上改进文档的灵活软件系统,您的工程团队将更有准备,更积极地进行遵从性和评审。

寻找这些危险区域系统软件功能:

积极准备评审工作。

通常情况下,审查过程是被动地处理的,要么是在审查到期时,要么是在评价主文件和安排其他活动(如现场视察)时。然而,如果将HAC作为工程变更的一部分进行主动处理,数据质量可以得到改善。这种主动的方法触发了对分类的重新评估,从而创建了一个更有效的工作流。

工程团队使用危险区域分类软件进行HAC合规

准备改变。

在工程项目期间,组织对区域的分类可能需要更改。然而,在项目期间,操作和维护之间的信息移交过程可能更容易、更便宜,因为工程师在完成项目时更可能记住有关项目的各种细节,而不是在项目结束后。数年后,当HAC评审到期时,原工程师正在从事其他项目,许多外部承包商不再与该组织合作,因此不可避免地,项目信息丢失。

HAC评估依赖项的管理。

在审查工程项目中控制危险区域分类的过程时,HAC评估取决于以下几个关键因素:

  • 分类的材料。
  • 在正常或异常条件下存在易燃材料。
  • 气体蒸气的组合。
  • 温度分类。

描述这些关键因素的文件通常是工程项目中的强制性可交付成果。这些因素源自分配给变更项目的工程文件,例如管道和仪器设计,材料安全数据表,设备数据表等。如果这些可交付成果中的一个更改项目,则评估因素可能会发生变化。通过定义描述评估因子作为项目可交付成果的文档,触发工作流程以更新和审核它们。此过程可确保审查和更新HAC可交付成果可能根据需要发生。根据变革的性质,专家的参与是针对他们所需要的案件。完成后,组织依赖于最新的HAC交付成果,为HAC遵从性提供了基础。

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