发布:2月24日2020年

2020年EIM系统指南:你需要知道的一切

工程信息世界中不断变化的环境使得很难知道哪些软件和系统将满足您的独特需求。

通常情况下,工程部门会在最后一分钟匆忙拼凑信息,以避免违反规定,或者只是简单地证明他们的团队所带来的价值。但是,通过使用最新的软件和功能,经过良好设计和正确实现的EIM系统可以避免这些情况带来的压力和固有的不准确性。

但是你从哪里开始呢?我们提供这篇指南,帮助您选择完美的EIM解决方案,并帮助您在总体信息管理策略上取得成功。

有什么可以为您的EIM系统呢?

部分摘要(点击用于快速导航):

  1. 在工程项目中提高效率
  2. 集中关键任务工程信息
  3. 分解信息竖井,确保工厂安全
  4. 控制法规遵从性
  5. 留在你的危险区域等级的控制

1.提高工程项目的效率。

做出更快、更准确的决定。

使用自动EIM系统时,内部和外部利益相关者不再需要通过无限量的文书工作和数据来排序。相反,它们可以促进高效和控制的工程文件交换。组织可以跟踪可交付成果和截止日期,以维护整个项目中的文档流量的控制。EIM软件专为快速系统采用和使用而设计,因为全球承包商不再花时间以及如何以及在其中内置的功能输入数据,包括:

  • 仪表板快速导航。
  • 强大的报告功能。
  • 简单和直观的web界面。

与项目利益相关者在云中合作。

组织通常需要管理全球项目组合,可靠,准确的信息至关重要。强大的EIM系统有助于解决这些类型的问题:

  • 一些组织在具有通信竖井的完全不同的系统中管理这些项目。
  • 拥有全球足迹的组织由于信息交换过程中的故障而出现错误。
  • 缺乏及时的信息来自于人与人之间交流的固有问题。

自动化分配过程。

组织可以通过基于分发矩阵的自动化分发过程减少文档控制人员的工作量,从而提高效率并确保良好的数据质量,因为没有任何东西会被忽略、丢失或交换错误。此外,通过以下功能,审查过程得到了极大的改进:

  • 用户可以查看和标记门户内的工程文件或工程图纸。
  • 可以合并在线和离线评论。
  • 系统内的所有操作都用时间戳进行跟踪和记录,从而提供完整的审计跟踪。
  • 所有的数据(结构化的和非结构化的)都可以在详细的仪表板和报告中使用,以获得可操作的洞察力。

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2.集中关键任务的工程信息。

通过从一个集中的位置管理工程信息,组织可以:

  • 提高内部和外部利益相关者之间的合作。
  • 确保每个人都在相同的数据工作。
  • 让利益相关者知道在哪里可以找到最新版本的文档。

工程信息的集中化可以降低直接处理工程信息的成本,这是任何公司的企业内容管理(ECM)战略的一个基础特性。实施这一级别的控制需要一个强大的EIM系统软件,包括以下关键功能:

文档版本控制

根据IDC的数据,一个拥有1000名以上知识员工的典型企业每年浪费250万至350万美元用于搜索不存在的信息、无法找到现有信息或重新创建无法找到的信息。这些问题通常源于组织无法使用正确配置的文档版本控制软件管理和访问工程信息。如果没有它,用户很可能会在整个组织中发现多个过时的文档版本,这可能会在时间、金钱和安全性方面造成极大的损失,因为用户可能正在处理过时的信息。在最糟糕的情况下,不准确的工程信息可能会导致违反行业法规的罚款和事故。最好的文档管理系统能保持所有版本的工程文档的可访问性,但也包括指标和保障措施,以确保用户知道他们正在使用的是最新的文档。这不仅可以防止用户发生潜在的事故,还可以保持工作流的平稳运行。

Meridian EIM系统的文档交换过程

文件管理,安全性,可共享性。

确保每个人都可以访问相同的文件和数据。

确保在24/7和一致的最新信息中可以提供多项挑战。由于工程设计和文档非常大,因此将它们从一个地方移动到另一个地方进行变化可能是一个极其繁琐和缓慢的过程。如果这些工程设计引用完全单独的设计文件,此过程可以证明更加困难。

把信息掌握在正确的人手中。

一个组织的工程信息安全是组织在资产密集型行业的一个巨大挑战。365bet体育在线滚球每当公司以分散的方式在整个企业处理信息,它可能过于难以共享访问的工程文件到其他内部部门或外部承包商没有暴露数据中存在的格式,如电子邮件和移动存储设备潜在的安全漏洞。

消除信息流程的障碍。

内存储在用户的本地硬盘驱动器工程文档信息往往需要手工工艺的份额与业务其他利益相关者。组织必须能够访问关键任务的工程信息,随时随地,没有延迟。在数据管理可共享的这个水平需要EIM战略,已经超出了大部分工程团队可以自行生产。

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3.分解信息以确保工厂安全。

缺乏准确的工程信息可能会导致操作和维护人员面临受伤的风险。主要的危险在于存储在不同位置的多个过时版本的文档,并且缺乏快速、安全的方法来访问正确的文档。诸如此类的问题会影响到现场员工的整体安全,并降低员工的生产率。不准确的工程文档可能导致的问题类型包括:

  • 事故是由于错误的保养程序。
  • 由于文件过时而订购了错误的备件。
  • 向外部提供不正确的信息,危及机密性和安全。
  • 由于非计划的过程停机导致的生产延迟。

选择正确的EIM软件。

为了确保更安全,更安全的工作环境,考虑实施的EIM软件解决方案,以确保员工始终拥有最先进的最新信息。最好的工程信息管理软件提供以下功能:

  • 访问文档修订历史记录。
  • 查看以前的文档版本。
  • 将文档添加到打印队列中进行处理。
  • 发起更改文档的请求。

为该字段中的可访问工程信息提供移动功能。

EIM系统移动平台行业领导者越来越希望利用移动应用程序来提高员工的安全,并提高产品开发的效率。尽管人们的兴趣在上升,但61%的员工表示,如果他们的组织不部署企业移动应用程序,那么它就处于竞争劣势。这些应用程序可以帮助员工在日常工作中更快、更有效地完成工作。在没有移动设备的情况下,工程师在现场面临的常见问题包括:

过时,不准确的工程文件。

通常,工程师需要预测他们在现场需要哪些文件和图纸,然后在访问现场之前打印所有相关文件。在这个过程中,通常没有单一的真相来源,通常导致工程师猜测,并希望他们在现场需要的所有信息是准确的和最新的。这个过程可能会浪费宝贵的时间,特别是在信息不准确且不允许他们按照要求执行工作的情况下。

难以提供现场反馈。

如果维护工程师在现场拍摄纸张副本和技术文档的纸张副本,则需要在纸张副本上提供反馈,然后在返回其桌面时将该数据转移到在线存储库中。这个过程通常不会考虑工程师沿途丢失单个纸张副本的轨道的高可能性。如果在现场访问工程信息管理解决方案,工程师可以停止等待,直到他们可以访问其桌面计算机来批准更改,反过来为内部和外部团队创建积压工作

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4.控制法规遵从性。

对于组织来说,在整个生命周期中维护一个完整的工程文档审计跟踪是非常关键的任务。虽然组织理解遵守资产信息的行业标准是重要的和必需的,但这个过程可能是耗时和昂贵的。一些关键问题包括:

  • 无法跟踪不断变化的法规和技术和创新的变化
  • 来自业务涉众的压力,要求延长其资产的生命周期,同时又面临着老化的基础设施
  • 审计,成本超支和生产延迟的风险来自不准确的文档版本

合规性功能,寻找在EIM系统。

为了确保更安全,更安全的工作环境,考虑实施的工程信息管理,确保员工始终拥有最先进的最新信息的软件解决方案。对于工程文档应该包括管理合规软件:

受控平台。

受管制的行业,如生命365bet体育在线滚球科学,需要结构化的文档以确保完整性。在实施项目期间,EIM系统必须引导用户通过验证文档的迷宫来确保遵从性。当在实施项目中需要变更时,必须有一个经过测试的“配置变更管理”程序,以确保所提议的变更的所有方面在进行变更之前已经被考虑周全、记录在案并达成一致。

安全访问。

EIM软件利用一个中央仓库来存储文档,确保每个人都能访问到他们的工程文档和图纸的最新版本。遵从性方面的最佳文档管理系统在中央保险库中提供需要比其他方面更高安全性的某些领域。此外,基于角色的安全性允许提供随项目变化的访问权限,并可配置为允许单点登录访问。

灵活性。

不使用标准化的中央系统管理工程内容的公司面临的最大挑战之一是,各个地点,植物和设施通常往往是几十年来跟踪他们的关键任务工程文件的方式,而不考虑多年来发生的许多业务变化。灵活的编号,文件命名和归档约定有助于在一个系统中容纳多个工厂,植物之间具有可接受的差异。使用灵活的工程文档管理系统,您可以开始标准化构建块,例如查找列表和强制性字段。自动修订控件还确保项目变更接受修订更新和发布文件显示最新的批准版本,提供与维持和平。

控制证明。

在任何必须控制现场变更的设施中,工程文件的修改是至关重要的。将文档签出给特定项目的受控方法,以及拥有修改和批准权限的控制是任何EIM系统的必要组件。适当的配置允许用户将一个文档检出给多个项目,并引入检查和平衡,以确保用户的修改不会丢失。

除了文件上的工作流外,EIM软件还应允许在项目上的工作流,以及将项目相关联。在批准期间,良好的系统也可以应用水印和电子签名和打印邮票,以确保遵守各种电子记录规定。这样,这些文档的用户始终确保他们使用批准和当前文档。通过使用工程文档管理软件,用户可以建立对工程数据变化的控制,维护准确的审查和批准步骤,以确保安全性和遵守情况。

支持审计。

由于审计失败或不合规而导致的计划外停机会对公司的品牌产生负面影响。通过使用工程信息系统,组织可以很容易地跟踪谁更改了什么,何时更改以及为什么更改。用户可以很容易地跟踪变更的原因、所涉及的决策以及变更的批准者。审计日志可以在每个文档的基础上显示,或者,如果有足够的权限,可以显示整个保险库的日志。这确保了组织在审计时更有信心,并降低了企业风险和失败的审计。

集成和协作。

CAD应用程序的数据交换包括主动参考管理和标题块数据交换。即使用户的计算机上没有安装CAD,最好的工程信息软件也能确保这一点。这种数据交换通常也可以扩展到包括其他内部系统和大型企业维护管理系统,如Maximo、SAP等。它还可以扩展到企业之外。当与承包商交换数据和文件时,确保正确的数据和文件的发送和接收与一个良好的研究和正确实施的工程信息管理软件程序。

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5.控制你的危险区域分类。

对许多组织来说,遵守OSHA法规29 CFR 1910.119“高度危险化学品的过程安全管理”是一场斗争。公司需要从其有限的内部资源中作出重大努力,这影响了对危险区域分类(HAC)的控制。365bet体育在线滚球首页公司还被要求进行为期五年的评估,这给工程团队带来了负担,阻碍了改善工厂的能力。有了一个旨在在规模和质量上改进文档的灵活的软件系统,您的工程团队将更加准备和主动地遵守和审查。

寻找这些危险区域系统软件功能:

为评审做积极的准备。

通常,审查过程是被动处理的,要么是在审查到期时,要么是在评估主文件和安排其他活动(如现场检查)时。然而,如果将HAC作为工程变更的一部分进行主动处理,数据质量可以得到改善。这种主动的方法会触发对分类的重新评估,从而创建更有效的工作流。

工程团队使用危险区域分类软件的HAC合规性

准备改变。

在工程项目,一个区域一个组织的分类可能需要改变。然而,运营和维护之间的信息移交过程,因为工程师们更容易记住就当他们是通过它的工作对一个项目,关闭后该项目各种细节在项目开发过程更容易,更便宜。多年以后,当HAC检讨是因为,原来的工程师在其他项目上,许多外部承包商与组织工作不再那么不可避免的是,该项目的信息丢失。

管理HAC评估相关性。

在审查工程项目中控制危险区域分类的过程中,HAC评估取决于一些关键因素,如:

  • 分类的材料。
  • 正常或异常条件下易燃材料的存在。
  • 气体蒸气的分组。
  • 温度分类。

描述这些关键因素的文件通常是在工程项目中必须的步骤。这些因素都从分配到变更项目工程文件,如管道和仪表设计,材料安全数据表,设备数据表等得到的。如果在这些项目交付的变化之一,评估因素可能会改变。通过定义描述的评估因素,项目交付的文件,工作流程触发更新和审查。这个过程确保了可以根据需要发生HAC交付审查和更新。根据变更的性质,专家的介入是有针对性地需要它们的地方的情况。完成后,组织依靠了最新的HAC交付提供所需HAC合规的基础。

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