发表:2019年4月25日

如何在购买租赁管理和会计软件时避免隐藏的成本

当采购租赁管理和会计软件在美国,要考虑的不仅仅是功能和价格。您还需要了解供应商将提供的支持级别。

软件协议通常从3年到5年不等,当与寿命更长的企业资源规划(ERP)系统集成时,它们最终可能需要多次更新。考虑到这一点,您应该通过计算软件协议预期持续时间内的总拥有成本,而不是仅仅基于前期价格,为您的企业选择最佳的租赁会计软件。

计算总拥有成本时要问的5个问题

在寻找购买租赁软件解决方案时,这里有五件需要考虑:

1.实施

供应商的成功实施率是多少,它们按预算按时到达的频率是多少?

要谨慎,如果你得到报价执行这明显低于其他提供商。询问包含的小时数,并明确供应商将作为实现的一部分交付的清单。这将确保你想要的一切都包括在内,并且在合同签署后不会出现意外的额外费用。

2.升级

合同是否包括自动免费升级?

基于云的软件的优势在于您不必处理版本控件,并且所有用户都在同一实例中。您想要了解初始购买后是否有额外升级费用。

3.维护费用

会有额外的维修费吗?

基于云的解决方案相对于本地解决方案的另一个优势是,您不需要执行任何维护或支付维护成本。您需要再次检查您所考虑的供应商是否不收取维护费用。

4.用户费用

你们有座位限制吗?

组织经常花费数周甚至数月的时间试图为一个席位或命名的软件许可确定合适的内部涉众。一种不限制用户数量的政策回避了这个问题,并提供了对任何利益相关者(内部或外部)基于角色的安全访问,这是您的房地产流程的一部分,而不会给您的资产负债表带来额外成本。

5.未来的需求

该软件是否可配置,以配合您的业务增长?

鉴于软件协议的长度,您不仅要考虑您公司的当前需求,而且还需要进行未来的需求。根据您的业务扩展,询问是否会使用会计解决方案将有额外的成本。您是否可以配置系统,或者需要以额外的费用由软件提供商自定义?租赁会计软件是否允许使用多货币和多语言的国际扩展?

购买租赁管理和会计解决方案时的考虑因素

除了了解总体拥有成本外,在进行购买决定之前,重要的是要执行尽职调查,并考虑以下内容。

参考

询问推荐人,和你的同事交谈,以便更好地了解你正在考虑的公司和解决方案。

  • 你正在考虑的供应商有良好的信誉吗?人们怎么评价他们?
  • 他们与众不可识别的品牌是什么?
  • 他们开业多久了?他们有多少客户?
  • 他们完成了多少成功的实现?他们有任何失败的实现吗?
  • 他们是否与房地产和设备租赁合作?他们可以处理你的整个租赁组合吗?
  • 它们是否符合FASB和IASB的租赁会计准则?
合规

确保购买的任何会计软件都符合要求FASB和IASB租赁会计标准.这是至关重要的,因为私人和公共公司的会计准则发生了变化,这使得财务报告和资产管理更具挑战性。

随着最后期限的不断改变,很容易落后。

第三方验证

有了新的会计准则,至关重要的是不仅要确认供应商有一个可以生成的解决方案FASB ASC 842和IFRS 16合规报告,但租赁会计解决方案本身是第三方验证。您需要确保您的会计团队将批准生成的合规报告。

可操作的数据

能够访问和分析租赁数据将为您的企业提供及时和准确的决策所需的洞察力。您能否在租赁软件中提取所有字段的报告——无论是开箱即用的还是用户自定义的?

使用生产环境测试/火车环境

检查供应商是否提供测试/列车环境,除了生产环境,以便在部署之前测试新功能并执行方案规划。您还需要确认没有与测试环境相关的额外费用。

商业冲击

重要的是要考虑租赁管理软件对您的业务的整体影响。运行业务有多重要?制作错误选择的成本是多少?如果您错过了截止日期,是否存在负面后果?

如果在实施期间滑动,或者如果产品不断投入产品,则您不想将贵公司置于风险。

采购租赁管理及会计软件

为您的公司购买新的租赁会计软件——特别是与您的业务流程集成的软件——绝不能掉以轻心。花时间做作业是必要的。

当你进行更多的对话并继续问正确的问题时,最好的供应商就会出现。这应该是一种长期的合作关系,所以要确保供应商是有能力和响应能力的,因为毕竟,十年是很长的时间。

保持领先于新的FASB和国际财务报告准则是至关重要的。要了解更多关于租赁管理和租赁会计软件,今天联系我们