出版:2021年7月13日

适用于Outlook和Office 365的会议室预订软件

用于会议室预订的最受欢迎的应用程序一直是Microsoft Outlook(或者在某些情况下是Office 365解决方案,如Microsoft booking)。无论你是在企业工作还是在教育系统工作,Outlook都是一个熟悉的解决方案。

但是,Microsoft房间调度软件的功能有很多限制。由于其广泛的客户群,Outlook的功能不如其他更具体的房间预订工具那么深入。

滚球体育比滚球体育比分直播应计项目EMS会议室调度软件是这些工具之一。EMS为员工和访客提供了方便的房间预订,使他们能够找到理想的会面或工作场所,无论是会议室、董事会会议室、会议室还是工作室。

EMS软件解决方案帮助企业削减成本,简化预订,并创建一个灵活的、基于活动的工作场所或校园。

EMS–会议室预订软件

预订房间可能会很困难或令人困惑,但不一定要这样。通过EMS客房预订软件,用户可以方便地以他们喜欢的方式预订或申请房间和服务,无论是使用移动设备,日历工具(如Microsoft®Outlook),或位置触摸屏亭或数字标牌。

这将帮助用户:

  • 连接您喜爱的应用程序和工具
  • 轻松安排在办公室和家庭混合工作环境
  • 优化空间利用率
  • 让你的房地产成本得到控制
  • 随移动设备移动
  • 避免过度拥挤,促进社会距离
  • 访问实时员工数据

什么是Outlook会议室预订软件?

首先需要回答的问题是:会议室预订软件到底是什么?

会议室预订软件解决方案是允许用户简单有效地预订空间的系统。理想的会议室预订解决方案将取代过时或完全不同的会议系统,最终提高效率、降低成本、最大限度地提高空间利用率并提高员工生产力。

会议室预订软件解决方案可降低成本高昂的低效率,同时提高您的利用率和员工生产力。通过手动流程,用户可以花费大量时间预订空间、交流详细信息、确认出勤率和房间详细信息。这会在浪费宝贵时间和金钱的同时,对整体生产力产生负面影响。

会议室预订解决方案可以自动化整个房间预订过程,自动通知与会者,并确保空间得到有效利用。这将使与会者能够专注于会议本身和他们最紧迫的任务,而不是预定的细节。

我应该在房间预订系统中查找什么?

在决定会议室预订软件解决方案时,我需要寻找以下功能:

  • 房间利用率
  • 分析选项
  • 移动功能
  • 综合集成

像EMS这样的解决方案具有所有这些特性和更多特性,可以使客房预订无摩擦且用户友好,即使是在公司规模不断扩大、需求不断变化的情况下。

Outlook会议室调度软件

滚球体育比滚球体育比分直播Accruent的EMS解决方案附带Outlook会议室安排软件功能。会议室调度软件可以帮助组织轻松地为他们的需求预订合适的空间,与与会者交流,甚至使用数据来最大限度地提高会议室和空间的利用率。

EMS会议室调度功能包括:

  • 空间使用分析
  • 登记入住
  • 管理员警报
  • 移动预订
  • 邀请管理
  • 复杂的报告
  • 安全功能
  • 数字标牌
  • 综合集成

EMS确保您的会议室、会议室和其他会议空间对员工和访客来说是灵活、灵活和安全的。

优化

优化房间调度和空间利用率是任何组织的重要目标。通过使用EMS,您可以:

  • 准确了解房间状态、房间使用情况以及空间的总体利用情况
  • 自动化报告和分析
  • 深入了解取消信息
  • 生成自定义报告
  • 创建发票并处理付款

EMS Microsoft客房预订集成

EMS可以集成到许多基于web的工具和应用程序中,包括Microsoft Outlook和Microsoft 365。

EMS for Outlook加载项

EMS for Outlook是一个外接程序,它将EMS房间预订过程直接与Microsoft Outlook集成。此会议室调度软件Outlook集成允许用户同时查看会议室可用性和与会者忙/闲信息,并直接在Outlook中预订/管理会议。

以下是安装和配置EMS for Outlook时必须执行的步骤。

先决条件

安装EMS for Outlook:

  1. 卸载早期版本的EMS for Outlook。
  2. 必须安装和运行EMS与Exchange Web服务的集成。有关如何安装和配置此组件的信息,请参阅与Microsoft®Exchange的集成。
  3. 安装平台服务。您可以通过打开浏览器并输入以下内容来快速验证服务是否已安装:http://[ServerName]/EMSPlatform/(用web服务器的名称替换[ServerName])运行emsfroutlook.msi时需要平台服务地址(另请参阅:Exchange server URL和EMS for Outlook版本号)。
  4. 必须正确配置EMS,才能为每个Outlook®用户激活EMS for Outlook。
  5. 验证用户的工作站上是否安装了所需的软件。

安装

  1. 验证是否满足要求和先决条件。
  2. 将EMSForOutlook.msi文件下载到用户的desktopClose Outlook上。
  3. 运行EMSForOutlook.msi。
  4. 第一个屏幕欢迎您使用EMS Outlook加载项安装向导。
  5. 单击“下一步”按钮开始安装过程。将出现目标文件夹屏幕。
  6. 指定安装文件夹。单击“下一步”按钮。EMS平台服务屏幕将出现。
  7. 输入组织使用的地址(例如http://[ServerName]/EMSPlatform)。
  8. 单击“下一步”按钮。将出现Ready to install EMS for Outlook屏幕。
  9. 单击“安装”按钮完成安装。单击关闭按钮退出。
  10. 启动Outlook。“EMS”按钮应显示在日历上用户的Outlook工具栏上,显示为联机。

用于Microsoft 365的EMS

EMS for Outlook–Microsoft 365是一个Web加载项。它不同于EMS for Outlook,后者是一个COM外接程序。

那是什么意思?

Web加载项可以在任何操作系统上运行。它不仅适用于Outlook on the Web,也不需要为每个Outlook客户端(Windows/Mac/Web)单独安装。Web加载项在用户帐户本身上启用,并在应用程序右侧的侧任务窗格中运行。

用例和特性

当前支持以下用例和功能:

  • 单日期和定期预订的要求和预订房间。
  • 最适合简单的自助空间。
  • 组和联系人
  • 房间详细信息
  • 设置类型
  • 自助式视频会议
  • 意图(流程模板分组)

以下用例和功能当前不受支持:

  • 账单参考号和订单号
  • 服务
  • 用户定义字段
  • 代表团

安装和激活

要安装EMS for Outlook–Microsoft 365:

  1. 从下载门户下载Ems.Web.Addin.msi。
  2. 在应用程序服务器上运行.msi文件。
  3. 输入安装的物理路径。
  4. 单击“下一步”。输入环境的平台服务URL和所需的虚拟目录名。单击“下一步”。
  5. 单击“安装”。

EMS与Native Outlook之比较

那么,为什么组织应该使用EMS加载项而不是原生Outlook或microsoft365解决方案呢?有什么好处?

1.客房预订

对于大型或复杂的组织,在Outlook中查找文件室可能是一件麻烦的事,因为缺少筛选选项和繁琐的界面。

使用EMS,高级过滤机制允许用户根据任何特定的标准定位和保留最佳位置。用户还可以扩展任何空间或房间来显示容量和照片等细节。

2.与会者管理

组织的调度需求已经开始超过Outlook的能力。对于与会者来说尤其如此。由于用户界面不直观,因此很难选择单个与会者,甚至很难查看他们的可用性。

EMS通过为与会者管理提供特定的支持,以多种方式解决这些问题。用户可以同时查看会议室和与会者的可用性,然后直接预订会议室和会议。增强的视图允许您通过用户友好的界面完成所有这些操作。

3.一站式服务

Outlook可以处理一个简单的调度系统,任何超出这个范围的事情都会影响它的性能。在Outlook中,管理和预订诸如A/V设备、餐饮和其他服务可能过于繁琐。

EMS插件允许用户为个人会议和定期会议保留、跟踪和修改增强的服务。它支持复杂的系列订单,允许用户执行任务,例如提前为车间订餐。

4.简单、有组织的界面

与Outlook不同的是,EMS使用的是一种现代化的、简化的解决方案,简化了会议记录和日程安排。易于使用的界面使工作流易于解析,易于掌握。

只需最少的点击次数,您就可以在几分钟内完成任务,这些任务可能会在本机Outlook上无限期地拖下去。

5.增强的前景

最终,EMS解决方案是原生Outlook的一个外接程序。EMS不是试图重新发明轮子,而是采用Outlook构建的基础并扩展它。对于那些不愿离开熟悉的Outlook领域的人来说,EMS提供了一个简单的过渡。

EMS for Outlook允许组织简化日程安排,并在此过程中将Outlook转换为所需的软件工具。

面向未来的会议室预订解决方案

滚球体育比滚球体育比分直播Accruent的EMS是市场领先的会议室预订系统。它可以将nativeoutlook的基本功能变成一个丰富、简单的工具,用于会议室服务和管理预订。全球数以千计的领先公司和大学都依赖EMS作为其综合性、企业级的资源和空间管理软件,为其工作和学习环境提供动力。

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