发表:2019年9月18日

EMS中最重要的5个会议和会议室安排问题说再见

作为专业人士,我们不断寻求解决方案,使我们的工作做到最好,并使业务顺利运行和成本效益。

在会议和会议室安排软件领域,人们一直试图解决的五个主要问题是什么?

  1. 在安排和管理会议、房间和资源时涉及到耗时的手动过程和多个不同的系统。365bet体育在线滚球首页
  2. 不足微软的Outlook能力,如管理会议资源和服务。365bet体育在线滚球首页
  3. 缺乏关于空间利用的信息,例如何时使用房间以及使用频率。
  4. 无法预留各种个人工作空间,以支持一个灵活的、以活动为基础的工作场所。
  5. 在组织会议或活动时,各方和部门之间缺乏沟通。

滚球体育比滚球体育比分直播Accruent的客户已经告别了这五大问题。与其他会议和房间安排软件相比,其功能具有更大的深度和广度,EMS轻松解决上面列出的问题和更多。方法如下:

消除多个系统

EMS允许您使用一个调度解决方案管理会议和房间的所有方面。例如,使用EMS您可以:

  • 将会议、房间和服务的要求、更改和取消集中起来。
  • 创建资源、服务365bet体育在线滚球首页和餐饮菜单,并将成本与每个项目关联起来。
  • 为外部供应商和内部部门开具发票或向内部成本代码收取服务费用。
  • 在预订中附加文件、链接或其他信息。

通过使用EMS完成上面列出的所有工作,您可以简化流程,以提高生产率和降低成本。

与Microsoft Outlook集成

Outlook主要是一个电子邮件和日历应用程序,以重复预订而臭名昭著。虽然Outlook是一个很好的简单日历工具,但当组织想要管理会议、房间、资源、服务、酒店企业活动以及介于两者之间的一切时,Outlook就显得有些不足。365bet体育在线滚球首页然而,当加上EMS的强大功能时,Outlook成为一个强大的工具。

在EMS解决方案中,您可以使用Outlook的界面来管理会议的所有方面,比如服务和资源,以及房间预订、前台酒店等。365bet体育在线滚球首页

增加空间利用数据和报告的情报

EMS提供130个开箱即用的报表,并能够创建自定义报表以满足您的业务需求。通过EMS空间利用率报表,您可以:

  • 跟踪人们何时以及如何使用你的空间。
  • 确定未充分利用和过度利用的空间。
  • 获取预订更改的详细历史记录,以了解使用趋势。

通过EMS空间利用率数据和报告,您可以对办公室设计、每个员工的面积计算、会议室大小、酒店策略和总体房地产足迹做出明智的决定。一个客户根据EMS利用率数据消除了六层空间,从而显著节省了房地产。

实现一个灵活的、以活动为基础的工作场所

EMS使组织能够支持一个灵活的、基于活动的工作场所。有了EMS,你可以:

  • 预定任何类型的工作空间,如办公桌、办公室和协作区。
  • 按区域(或社区)管理和支持座位区,如业务单元,工作职能或项目团队。
  • 查看办公室平面图和工作空间图片来选择您喜欢的工作空间。
  • 找到你的同事所在的位置,以便在同一区域保留工作空间。

有了上面列出的能力,灵活的、基于活动的工作场所策略变得简单和强大。

改善部门和利益相关者之间的沟通

EMS极大地改善了会议干系人和部门之间的沟通。例如,使用EMS您可以:

  • 自动化设置和拆卸指令,如房间配置,餐饮和A/V。
  • 向服务提供者发送完成确认和更改警报。
  • 自动化管理的房间、资源和服务的审批流程。365bet体育在线滚球首页
  • 向礼宾部员工发送访客信息以便登记入住。
  • 访客签到后自动通知会议主持人。

有了EMS,沟通能力大大提高。事实上,我们75%的客户报告说,EMS改善了内部和外部会议相关的沟通和协调。

滚球体育比滚球体育比分直播Accruent的EMS客房调度软件是现代行业的游戏规则改变者。

显然,EMS会议室调度软件解决了与会议室管理相关的前五名问题,使EMS成为企业和高等教育组织的高价值解决方案。

你是不是该和这五个问题说再见了?联系我们,今天安排一个演示