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发布:2021年8月25日

“免费”文件管理的成本是多少?

解码“免费”文档管理工具的真正成本以及为什么经络值得投资

说到文档管理工具,有很多“免费”的内容管理解决方案,包括SharePoint、Box、共享驱动器,甚至USB驱动器。今天,许多企业继续依赖这些工具来满足他们的文档管理需求——要么是因为,“这是他们一直在使用的工具”,要么是因为他们相信,通过避免与文档管理相关的成本,他们节省了资金强大的工程文档管理系统(EDMS)。

这不是真的,它创造了比可能意识到的更多成本。

事实是,选择免费文档管理工具的工程团队在效率、变更管理、工作流过程和文档版本控制方面做出了巨大的牺牲(这还只是皮毛)。

这不仅可以长期成本,而且还导致人员配置问题和一个主要技能差距由于职业员工退休 - 与他们的部落知识为止 - 而新员工在其他地方寻找提供更高效和现代技术的工作。以下是要记住的事实和数字。

了解免费文档管理工具的功能和限制

这些工具在某些组织和背景下工作

免费、通用的文档管理解决方案,如SharePoint、Box和其他共享驱动器适合以下企业:

  • 是小的还是中型的
  • 只需要一个部门与文档互动
  • 不需要高级的文档管理功能

这是因为这些工具最终的工作方式就像一个大文件柜,允许用户保存和共享一个基本上保持静态的文件或记录——对于小型或不受监管的实体来说,这是完全合适的。即使在Accru滚球体育比滚球体育比分直播ent,我们也使用像SharePoint这样的工具来组织我们的博客、社交媒体内容、销售平台和其他内部文档。在这种情况下,该工具可以:

  • 促进团队成员和部门之间的共享。
  • 允许用户发现,遵循和运行贵公司的网站,文件和人员的基本搜索。
  • 为用户提供同步和存储云文件的空间,这样任何人都可以安全地在一起工作。
  • 帮助用户通过移动设备协作。
  • 提供用户可以创建页面,文档库和列表的空间。

设施和工程需求的免费解决方案的问题

也就是说,这些工具根本没有工程空间所需的附加功能(或需要为其文档建立控件的任何其他空间)。

正如我们所提到的,“免费”工具在静态文档或文档中最佳地工作,具有简单的线性生命周期。这是什么意思。通常,文件通过两个阶段:动态阶段​​ - 在其中创建,批准,更新和最终确定的文档以及静态阶段,在此期间文档未更改并最终归档。大多数通用文档线性地通过此过程,然后保持静态存档(除了定期参考或更新)。

技术文档——包括工程文档、设备文档、CAD图纸和技术手册——是非常不同的。这种文档必须定期批准、版本跟踪、控制和更新,而不是保持静态,以保持遵从性并有效地管理变更。它几乎总是动态的。

更重要的是,技术文件往往是:

  • 非结构化,这意味着它不遵循预先定义的数据模型
  • 分布在不同的系统和部门
  • 许多部门需要(例如,在多个变更项目中需要一个文档,日常操作和维护需要一个文档)
  • 由于不可用、独特的文件类型或不断更改而难以访问和更新。

这使得工程文档很难管理、访问和利用——即使有其他文件188滚球投注与滚球专家 如果这些团队试图在一个免费系统上管理他们的部分或全部文档,那么要做到这一点几乎是不可能的。

更糟糕的是,得到这个错误可能意味着你的运营的大问题。考虑一下:在石油钻井平台,发电厂或化工等生产设施中,该文件对于修复问题和维护资产至关重要。如果团队成员要避免停机时间,延误,安全问题和收入损失,则必须易于找到,准确,并反思和反思现场现场情况。在这些情况下,没有快速访问准确,最新文件可能意味着生命或死亡情况。

由于它的搜索和组织能力很差,一个通用的、免费的文档管理工具使它不可能做到这一点。因此,试图使用这些工具的组织与持续的痛点进行斗争,包括:

  • 差的工作效率
  • 昂贵的停机时间
  • 复杂的工程变更过程
  • 当多个项目出现在同一个文档集中时,很难控制项目文档
  • 发起,审查和批准SOPS的效率低下
  • 资本项目的复杂切换
  • 缺乏工程和制造部门之间的透明度滚球盘投注技巧
  • 与其他关键任务工具的断开连接,包括其CMMS

一个目的,工程文件管理系统可以提供帮助。

子午线EDMS真值的量化

Meridian EDMS工程文件管理系统成本节省

有效地管理、访问和利用非结构化工程信息需要一个健壮的工程文档管理系统(EDMS),该系统由像Meridian这样专门构建的工程文档管理系统提供动力。

也就是说,甚至专业人士仍在努力对他们目前的系统的局限性努力,往往努力量化和证明专门工具的益处。但是,我们可以帮助您了解数字。

以下是您开始了解EDMS解决方案的投资回报率的一些切实好处。

简化和控制文件交换

问题:不受控制的文档交换

工程团队经常与中大型内部项目以及项目共同资源进行挑战。365bet体育在线滚球首页这是因为在前后内部审查周期中通常丢失文档,这通常需要在不同的系统上工作。

例如,XREF是另一个AutoCAD绘图文件或组件的“外部参考”。一个文件可以引用许多其他文件并显示它们,就像它们是一个一样。可以随时从主图形更新,添加XREFS。您还可以在其中XREF图纸(嵌套)中的其他图纸。在切换过程中,这些文件经常丢失,并且在维护或操作需要之前没有注意到错误。

这种误解会影响效率并导致成本高昂的重新工作。

子午线解决方案

Meridian简化了使用受控数字过程更改的项目文档 - 既与承包商和公司共享服务。它还消除了使用不受控制或未核算的工具,例如Dropbox,网络驱动器或电子邮件转移项目和法律文件。

消除不必要的IT成本

问题:与免费或遗留系统相关的IT维护、修改和劳动力成本

试图维护免费或遗留系统并使它们工作是昂贵的。更重要的是,IT人员通常没有接受过此类工作的培训(他们的工作常常受到系统限制的束缚)。这种负担过重的IT员工会带来很高的成本。

子午线解决方案

Meridian的SaaS提供了所有你需要的维护、支持、升级和补丁。每季度提供一次升级,并积极邀请所有用户对应用程序的改进提出建议。与遗留系统相比,以这种方式卸载系统设计和维护可以减少50%以上的内部IT维护和劳动力成本。

优化工厂维护操作

问题:工作订单执行效率低下

通过自由或遗留系统,技术人员和工程师往往陷入多个系统并努力找到正确的文档和版本。更重要的是,当找到错误时,没有良好的过程进行记录,提交和启动工程更改。这可以急剧减慢工作套餐准备并导致:

  • 错误
  • 安全问题
  • 每个工作订单的成本更高
  • 无证的变化和文档版本控制差
  • 缺乏单一的真相来源

子午线解决方案

Meridian为所有文档提供了一个单一的来源,并提供了多种方法来搜索所有类型的关键文档、图纸和相关资产。用户可以通过标签扫描、位置、资产名称和许多其他逻辑标识符找到所需的文档。只需点击几下鼠标,维护团队就可以获得所有必要的信息,以更少的人力时间高效地完成工作。用户还可以在自己的移动设备上轻松地标记文档,发表评论并添加图片,从而直接向Meridian的工程师提交更改请求。

通过这种访问对任何设备上最多的文档最多的文件,组织可以确保维护和技术人员员工可以更有效地执行工作订单,减少错误,不必要的旅行和执行工作订单时的准备时间。这导致在当前SOP,EIPS和安全政策后的工作订单的准备和交付的时间和相关劳动成本减少。以下是数字:

工程文件管理系统可以每天一小时将技术人员节省。快速计算:

技术人员x $ x(每小时)x 1小时=您的潜力

如果技术人员的时间可以朝更多PM访问或更快地修复问题,您可以做些什么?

减少经营支出

问题:高等许可费用和纸质成本

在正确的时间将文件发送给正确的人,与印刷、邮政工作和复制相关的成本很高。

更重要的是,这个过程效率低效:如果作业网站上有缺少文档,工人可能必须返回到文件室以打印额外的副本。这浪费了时间和效率 - 由于这些努力的手动和沉默性质,许多变化可能会没有。专用EDMS工具可以消除这些不必要的成本。

子午线解决方案

Meridian为这两个问题提供了解决方案。使用Meridian,组织通常可以将供应商和许可证合并到一个系统中,从而减少与重复的遗留系统相关的成本。此外,通过允许用户在任何设备上访问最新的文档,Meridian在很大程度上消除了人工劳动,帮助组织执行工作指令,减少错误,减少不必要的运输和标记打印副本的次数。这最终不仅可以节省复制成本,还可以节省涉众的时间和员工的效率。

最后的想法

简而言之,用“自由”或遗留解决方案粘附的真正成本高于您可能期望的。由于这些解决方案的巨大效率低(和雪崩成本),这些免费工具在长期运行中结束了您的业务时间,效率和收入。

现在是时候从免费软件切换到效率的收益。停止思考EDM的成本,而是没有EDM的成本是多少?

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