企业内容管理是一种用于收集、组织和管理企业组织内容的系统。这包括非结构化文档——如Word文件、excel电子表格或PDF——结构化信息以及介于两者之间的一切。企业内容管理系统很少是单一工具,而是工具、流程和策略的组合,这些工具、流程和策略一起用于组织信息和提高业务性能。

我们的目标吗?:

  • 消除对纸质文件的依赖。
  • 员工的效率最大化。
  • 提高生产力和客户服务。
  • 简化和自动化业务流程。
  • 使业务关键信息既可访问又有用。
  • 提高协作。

企业内容管理系统是做什么的?

企业内容管理系统有助于整个生命周期内的文档管理。换句话说,它帮助用户:

  • 获取信息:用户可以轻松且安全地将数据输入ECM。这可以包括发票、电子邮件、PDF文档、电子表格等。有效的内容捕获可以采取多种形式,如使用电子表单、扫描文档或管理已经数字化的文档。
  • 管理和检索文件:将良好管理和组织的文档,所有相关用户都可以轻松访问业务关键信息。这可以通过多种方式实现,包括全文搜索、关键字搜索,或者使用允许用户按创建日期、用户名或其他因素进行搜索的预设搜索选项。
  • 存储:有了一个健壮的ECM,用户可以轻松地存储所有文档。的关键?使信息易于获取和检索。这样,用户可以轻松地查看文档、编辑文档、组织文档、查看元数据等等。反过来,这可以改善遵从性,并减少与文档管理过程相关的时间和复杂性。
  • 保存或存档:用户还可以保存(或存档)不需要随时可用的信息,但这可能在未来被证明是重要的。
  • 交付:最后,用户可以使用ECM在正确的时间将正确的内容交付给正确的人。今天,这将包括一个重要程度的自动化,它可以简化手工任务,并帮助团队用更少的资源完成更多的工作。365bet体育在线滚球首页

为什么组织需要企业内容管理?

组织需要企业内容管理来帮助他们组织、管理和利用现有的所有内容。这比以往任何时候都重要,因为组织拥有的信息来源比以往任何时候都多。电子邮件、电子表格、文档、演示文稿——信息量惊人,而且随着组织不断动员、数字化和采用新的系统和工具,信息量只会不断增长。

在这种情况下,有效的内容管理是至关重要的,因为这是团队成员能够最大化效率、做出决策和管理风险的唯一途径。改善记录管理,完成项目。

企业内容管理与文档管理相同吗?

它可以。文档管理将永远是内容管理中较小的一部分。话虽如此,随着我们今天所拥有的大量内容——从u盘、智能手机、应用程序、电子邮件、社交媒体、视频、纸质来源等等——并不是所有的内容管理都将来自文档。

企业内容管理对结构化和非结构化数据都有帮助吗?

是的。最初,创建ECM是为了帮助后端用户更好地管理非结构化数据。也就是说,在过去的20年里,内容游戏已经发生了变化。机器学习,云技术移动功能他们都提出了新的内容挑战和机会,这真的改变了游戏的ECM。

这就是为什么现代ecm处理:

  • 非结构化信息,或者人们经常使用的没有完全定义结构的信息。例如pdf和Word文档。
  • 结构化信息,或具有高度定义且易于计算机处理的信息。这包括存储在数据库中的信息。
  • 半结构化的信息,或者诸如发票或收据之类由人定义的信息,然后由计算机存储和读取。

反过来,这可以帮助组织解决伴随糟糕的数据管理而来的问题,包括时间损失、生产力损失、遵从性问题等等。

企业内容管理的好处是什么?

企业内容管理有很多好处,包括:

  • 提高效率和业务连续性
  • 简化了遵从性并改进了记录保留政策。
  • 更少的纸质文档,这可以提高效率和增强协作。
  • 更少的停机时间和文档搜索时间。
  • 减少了与文档存储和文档管理相关的时间和开销。
  • 自动手动任务。
  • 改进的文档安全(通过限制访问和控制访问实现)。
  • 减少重复或过时的信息。
  • 提高员工生产力,提高客户满意度。

有不同类型的企业内容管理吗?

是的。内容管理的各种形式包括:

  • Web内容管理:Web内容管理帮助用户处理网站的外观和感觉。这种内容管理通常被具有复杂网站或品牌指南的组织所使用。
  • 事务内容管理:通过事务性内容管理,用户利用内容来推动行动和决策。这包括员工入职、发票处理和贷款处理。
  • 协作内容管理:在这里,许多用户访问和修改单个文档。协作内容的例子包括法律文件或组pdf。

如何开始实现企业内容管理系统?

如果你正在考虑实现一个企业内容管理系统,你应该首先考虑:

  • 您组织的短期和长期业务目标,以及ECM如何帮助您实现这些目标。
  • 您的企业中包含的各种类型的内容以及您的组织如何处理这些类型的内容。
  • 您现有的流程以及ECM如何简化功能。
  • 你的员工和部门如何共享和利用信息。
  • 您的业务文化,以及您的团队是否准备好采用新的系统和实施更改。
  • 直接获取这些信息可以帮助您准确地确定需要从ECM系统中获得哪些特性和功能。从那里,您可以进入实现的实质。在这里,重要的是要记住:
  • 优先考虑最关键的任务文档和需要改进的领域。
  • 向你的团队解释ECM的愿景,向他们展示具体的好处和预期的结果,让他们接受ECM。
  • 邀请反馈,这样你就能完全了解团队的期望和需求。
  • 建立一个专门的团队来监督实施过程。
  • 确保有明确的ECM政策和规则。这将防止数据管理不当。
  • 拥抱成长的痛苦。没有一项技术的实现是超级顺利的。要预料到意外情况,并在必要时做好调整航向的准备。

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