发布:3月9日2021年

什么是活动管理系统?

活动管理系统(或事件管理软件)有助于组织者计划,执行和报告事件,为其业务提供成功。

使用无缝校园活动的事件管理系统

一个真正全面的事件管理系统将允许用户和组织者访问和管理事件的所有方面,包括注册,营销,参与,集成,体检和准备,报告和分析等。

大学和大学校园,事件一直在发生,无论是学生还是教师,往往通过内部或第三方和供应商。当这些事件发生时,使用一个事件管理系统至关重要,该系统提供完全控制和规划能力,以确保在适当的情况下进行活动,以便在容纳空间并牢记每次参加的安全性。全面的事件解决方案将允许校园活动规划者预订大规模事件,与服务提供商沟通,并维护可重复,可衡量的事件的单一记录源。

大学校园的活动计划也必须考虑学生和教师安全,特别是现在,在Covid-19之后,大大的收集变得更加复杂。活动管理系统提供与校园警察和其他安全因素的连接,以保持与会者安全和控制人群。活动管理系统还可以帮助正式化卫生程序,确保社会遥远的间距等等。

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为什么你需要一个活动管理系统?

一个事件管理系统提供校园活动规划师灵活,完全集成的解决方案,以简化事件管理流程,并使您的客户,教师和学生快乐,同时维护要制造房地产和未来规划决策的重要报告和数据。

活动管理系统允许您:

  • 尽量减少行政努力
  • 消除错过的通信
  • 数字化您的活动是如何运行的
  • 符合Covid-19安全指南
  • 最大化您的校园灵活性
  • 节省时间计划未来事件
  • 访问详细报告和分析

尽量减少行政努力

事件管理系统最大限度地减少管理事件所需的步骤,从而创建更高效​​的管理流程。这样,事件规划人员可以更多地关注细节,而不会丢失行政任务。例如,佛蒙特大学使用了EMS事件管理解决方案为了减少活动服务办公室的电话呼叫超过50%,允许他们的员工花更多的时间在校园里最大化他们的空间和活动计划。

消除错过的通信

差不多的沟通是事件失败或事故的主要原因。事件管理系统促进规划人员和提供商之间的即时沟通,并更容易与学生,教师,餐饮,运营和更多的信息分享。自动化通知和移动功能有助于让每个人都通知更改和计划,消除由于误解而导致的事件灾害。

数字化您的活动是如何运行的

世界继续走向数字第一心态。通过使用移动敏捷事件解决方案将校园带入数字时代,您可以确保与您的平台缩放并为用户提供多种数字可访问的接触点。在全面的事件管理系统中,您可以数字化合同,注册,请求表单,报告等。

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符合Covid-19安全指南

学生安全对Covid-19流行期间的成功事件至关重要。无论您是需要执行掩码准则,维护社会疏散,安排消毒需求,还是任何其他安全措施,事件系统都可以将所有这些任务纳入一个综合的地方。简化对学生安全协议的需求不仅可以确保学生和工作人员的安全性,而且还可以确保您的活动的成功,而无需任何安全打嗝。

最大化您的校园灵活性

事件管理系统为校园提供硬件和软件集成,包括与HVAC,餐饮系统,学生信息系统(SIS)的集成,如Microsoft Outlook,设施管理服务等调度工具。这些集成允许事件规划者在虚拟,混合和亲自上下文中简化事件。

节省时间计划未来事件

建立可重复的流程和程序对于维持事件成功至关重要。使用事件解决方案,您可以创建可重复的步骤,保存表单,克隆预留和详细信息,如A / V,保存用户偏好等。这有助于消除未来事件的消耗耗时的手动流程。

访问详细报告和分析

了解事件的成功和失败对于改善流程和保持客户(学生,教师,供应商,参加者)的快乐至关重要。详细报告您运行的每一个活动都可以帮助您不断优化您的活动和计划,并且您可以使用实时事件数据在此刻进行更好的空间管理决策。

例如,南阿拉巴马大学使用我们的EMS事件解决方案跟踪他们所有的活动。他们能够通过捕获“计划”发生的事件来避免严重的意外和双重预订,但是从未在其EMS系统中进入,所有这些事件都通过实时观察和报告。Analytics帮助活动规划者更好地了解他们在校园的空间是如何使用的。

活动管理系统应该有哪些功能?

为了为校园活动规划者提供最佳援助,必须提供全面的事件管理系统:

  • 定制流程和调度
  • 轻松的事件更新和跟踪
  • 365bet体育在线滚球首页资源和文件
  • 手机上访问
  • 硬件和软件集成
  • 数据安全与管理
  • 自定义报告和仪表板

定制流程和调度

事件管理系统中的自定义进程允许设计和发布在线请求表单,需要批准或其他信息,以及不同事件的自定义字段,以确保您获得所需的所有信息。

轻松的事件更新和跟踪

简单的界面对于使事件更新和跟踪易于维护至关重要。用户应该能够更改对所需的时间,日期,状态和服务,而无需取消和重做整个保留系统。

365bet体育在线滚球首页资源和文件

访问资源库和文档库对于有效的事件管理系统至关重365bet体育在线滚球首页要。规划者和用户需要能够将所有相关的服务和文档附加到任何预订,以及添加所需的评论以便轻松参考。

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手机上访问

真正全面的事件管理系统需要用户和规划者可访问的移动应用程序。学生现在比以往任何时候都更加移动,在越来越多的网络世界中,活动管理需要数字化并变得移动友好,包括访问智能手机,信息亭,平板电脑和计算机。

硬件和软件集成

许多大学校园已经利用了学生信息服务(SIS),设施解决方案,视频会议以及用于HVAC和其他监控的各种硬件。与此硬件和软件集成的能力对于成功,简化的事件管理系统至关重要。

数据安全与管理

安全事件解决方案将允许规划人员根据房间,状态,事件类型或用户显示或隐藏信息。安全人员还应访问,以便确保遵循事件的协议。频繁的备用备份,数据加密和安全监控对于保护敏感的学生和教师信息至关重要。

自定义报告和仪表板

事件报告不仅是成功的事件和未来的必要条件,而且是空间和实际规划。通过清楚地了解校园内的空间如何用于活动,您将更好地了解未来更好的房地产的浪费空间,基本空间和预算。

EMS为策划者和调度员提供简单,强大的活动管理

滚球体育比滚球体育比分直播Accruent的EMS会议和活动管理软件提供一站式商店,用户可以访问活动规划和报告的每个部分,简化事件管理过程。EMS沿着事件管理流程的每一步提供完整的规划控制,并确保对所有事件信息安全访问。

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在高效的解决方案中管理校园活动对于您的校园成功以及客户的幸福,包括学生,教师,供应商,外部与会者以及更多的幸福至关重要。EMS是您的一站式商店,是一个完整的端到端事件管理系统。

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