发表:2020年2月7日

改进零件采购流程以提高投资回报率

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这一集是什么?

在第1季第6集中,Al Gresch、Mike Zimmer和特邀嘉宾John Malmberg,PartsSource是顶尖医院的领先临床工程采购平台,业务开发总监,他们讨论了如何改进零件采购流程以提高效率和降低成本。

完整的记录:

欢迎来到医疗保健聊天播客,您的主持人Al Gresch和Mike Zimmer将为您带来从地下室到董事会会议室的HTM和HFM的见解。医疗保健聊天播客现在开始。

迈克·齐默:大家好。这是迈克·齐默,约翰·马尔伯格和阿兰·格雷希一起为我们的医疗聊天播客的新一集而作。但是今天我们要来你这里,住在加利福尼亚州阳光明媚的圣地亚哥的CMIA。我说阳光,但外面有点雾,老实说。我们看到了一个很棒的会议,坐在一堆非常吸引人的演讲上,其中一个是我的同事在这里,阿尔。与其他业内的思想领袖进行了一些伟大的接触和联系。所以,阿尔,我是说,带我们走过一点,在一个非常高的水平,你的会议是关于什么,以及如何把我们今天聚集在一起。

阿尔格雷希:是的,所以我的课程是关于数据完整性和机器学习的影响。因此,我详细地讨论了为什么拥有良好的数据完整性很重要,同时也引出了一些可以使用良好数据的事情。我做的一件事是。。。在我所在的几个组织中,我发现了我的技术人员在做什么以及他们是如何消磨时间的。如果你想一想,在这个行业里,相对于退休人员和员工的可用性,重要的是,我们开始用一点不同的眼光看待事情,开始用一点不同的方式做事。其中之一就是零部件管理或零部件采购。所以,我和大家谈了我们在那里做的一些事情。这对我们的组织产生了多么巨大的影响。

迈克·齐默:这一切都是关于增加或最大化你在团队中所拥有的这些极具价值的资产的扳手时间。

阿尔格雷希:他们的核心能力是什么?

迈克·齐默:确切地。他们受雇做什么?对吗?约翰,考虑到这一点,我们开始了一次谈话,你也正是这样安排的。我们如何增加技术人员可以完成他们受雇工作的时间?所以,对于那些不知道你是谁的人来说,你能在这里自我介绍一下吗?

约翰·马姆伯格:是的,我是John Malmberg,来自PartsSource我们所做的很多事情都集中在Al的演讲上我们讨论的是利用技术和过程改进来确保你真正最大化你的劳动力,你的员工,同时获得高质量的医疗服务以获得更好的治疗结果。

迈克·齐默:正确的。

约翰·马姆伯格:所以,你真的很关注这个。我想我们所有人,都是为了这个。

艾尔Gresch:是的,在质量方面,它也与核心能力相联系。在我们这个行业有很多技术人员,他们幻想自己,伟大的购物者,寻找替代零件。问题是他们花了多少时间做这件事,这是对他们时间的最佳利用吗?我曾经做过一次时间研究,在一个月的时间里,我让我们的技术人员记录他们花在零件加工、采购零件、订购零件、跟踪零件订单、进行维修交换上的每一分钟,一个月后,我汇总了数据,发现每个技师每天花一个小时在零件加工上。

阿尔格雷希:我和其他行业的领导者谈过,他们告诉我这是一个非常保守的数字。

阿尔格雷希:可以。当时我有80个技术人员,每天80个小时都被分配到零件采购过程中,这对我来说毫无意义,对吧?因此,我们研究了一种不同的处理方法,并简化了流程,这样技术人员唯一要做的就是识别零件,并将其放在工单上,然后提出要求,他就得到了所需的东西。可以?事实上,在这个程序实施了一段时间之后,我的技术人员表示,就像他小时候,他把衣服扔进洗衣槽,然后神奇地出现在他的抽屉里,干净地折叠起来。

如果你再想想,回到核心能力的话题,他们被训练做什么?修理设备,修理客户,对吗?他们花在其他事情上的每一分钟都不能很好地利用他们的时间,不能很好地利用组织的资金,对吗?而在质量方面,如果技术人员在购物,他们通常会寻找该部分的最低交易成本,而不是该部分的真正价值。好吧,想想看,如果你得到了错误的部分,如果你得到了一个迟到的部分,如果你得到一个DOA部分,基本上,你在做两次修理,对吗?这带来了什么价值?所以,约翰,你,我想告诉你,你在组织里从总理那里雇了一个人来管理你的质量计划。告诉我们一点。

约翰·马姆伯格:没错,就像你说的,我们把吉娜·特威德带来了。她特别集中在质量和,你的观点,确保你得到高质量的一部分,正确的,一个,帮助一个组织能够保持设备正常运行,这样就可以准备好医生仍然工作和两个,还要开车从病人有更好的效果。我们发现很多组织很难追踪或积极管理这种质量。这需要很多努力,很多资源。365bet体育在线滚球首页所以这就是一些困难所在如果他们有能力或过程来积极地跟踪和管理这些,他们就可以利用这些来做出一些好的数据驱动的决定。

约翰·马姆伯格:一旦你发现了一些质量的东西,你可以实际实现一个公式,类似于我们知道真正能取得更好的结果的东西的临床方面,然后你可以实际地采取,并应用在HTM空间。我们已经看到,对于很多组织来说,这是非常有效的,这些组织有一些真正好的程序。所以,我认为在这个时代,他们被要求更高效、做得更多、用更少的东西做的时候,这是非常关键的。

迈克·齐默:是的。这在我们的很多谈话中都提到过但在医疗保健组织中任何人都在一个竖井中工作的日子已经一去不复返了。在每一个可能的功能组中都有如此多的互操作性,每一个做出的决定都可能或将或应该潜在地影响病人的结果。所以,我真正感兴趣的是当一个技术员选择花一些时间去寻找一个零件。这就意味着你要接受这个任务,但同时,你又要拒绝做其他的事情。这是一个真正的机会成本。这又回到了核心竞争力的问题上,但这里有一个层次,因为如果他们花了一个小时,或者像你说的那样,去追求那个部分,他们就不会去修理客户或设备。他们以为他们在修理设备,但实际上他们并没有这么做。

阿尔格雷希:是的,这是我在会议上谈到的一件事,我们讨论的指标之一是每个技师每年的设备小时数,对吗?你想想如果你是大多数人所处的位置,每个技术人员每年大约有1000个设备小时,想想在这个水平上你能完成多少工作,如果你是,那么我们最终每个技术人员每年能完成1500多个设备小时,对吗?我不是说和更少的人一起做,我是说和不同的人一起做。所以,我雇了一些零件采购专家来做这项工作,从技术人员那里卸下这些负担,尽可能多地从他们那里拿走一些行政管理方面的东西。就像我们说的,让他们做他们的核心能力,修理设备,修理客户。约翰,我很感兴趣,你看到了什么样的结果?我是说,我们有规模经济来做我们所做的事情。很多组织都没有,对吧?

约翰·马姆伯格:是 啊。我在行动中多次看到这一点,我们看到了组织现在的位置,然后我们看到了一些真正高效的组织。我想你在你的时间里平均研究你,你看到的时间在60到90分钟之间。如果你开始做数学,看看一个组织有多少时间,你有50到100多名技术人员,影响这些的能力都会回到一些过程改进和技术上,但是如果你能在技术人员的一天中再花一个小时,作为一个组织,你将能完成什么?是一个游戏改变者,对吧?我是说,这会带来巨大的变化,因为现在他们能够去解决,他们人手不足的事情,其次,他们也能够开始冒险进入可能更大的成本节约措施的领域,不管是采用超声波,进行成像,对吧?

约翰·马姆伯格:他们有能力做到这一点的高技能技术人员。现在,他们只是被捆了好一会儿。其中有80到90分钟。我们发现,通常每订单大约80到90分钟,如果你有能力在那里缩短时间并对其产生影响,我们看到了结果,从每订单的5到7分钟到90分钟,结果被降到了任何地方,然后这对组织有很大的影响,帮助他们完成他们的核心能力,你付钱给他们做什么,利用他们的技能,但是,在那个时候,节省的成本对你的组织也有很大的影响。

迈克·齐默:是的,就是这样。真的很快,艾尔,所以这会影响到我们的其他谈话。你认为这会对你正在建立的团队的整体情绪或基调有什么影响?所以,你这次腾出时间,让他们现在可以把精力投入到其他事情上,这只会增加组织的整体成熟度,真正让他们能够领导任何席位,这是我们讨论过的。我很好奇这些看起来很小的变化,对吧?因此,在某人的一天中增加60分钟,不仅会对这些人的个人组织产生连锁反应,还会对整个行业产生连锁反应。

阿尔格雷希:是的。那是个很棒的电话,迈克,因为那是我们发现的一个附带好处,我们做这件事的目的并不是为了提高员工的敬业度,但它确实做到了,对吧?昨天我问观众,再想想,回到核心竞争力,你们的技术人员喜欢做什么?他们喜欢做的事情是修理设备,和客户一起工作,对吧?他们讨厌做什么?行政事务,对吧?所以当你开始把这些管理工作从他们身上卸下来的时候,你会得到更多的生产力,但你也会增加员工的敬业度因为他们可以做自己喜欢做的事情随着时间的推移,招聘变得越来越难。

阿尔格雷希:你有一个更好的机会让人们想为你工作,因为他们不必做所有的行政工作。约翰的观点是,在他们腾出时间的时候,他们现在有更多的机会来使用更复杂类型的设备,这对他们很有吸引力。

迈克·齐默:这有利于他们的领导能力,因为他们现在有一个团队,向他们提出如何作为一个组织向前发展的想法。

约翰·马姆伯格:是的,当你以这种方式腾出他们的时间,但是两个人给了他们工具来授权他们,对吗?它使他们处于一个位置,他们有一个你说的工作满意度,但还有两个,他们真的有能力走出去,在组织内做出更大的改变。

阿尔格雷希:因此,John我们在业务中使用了相当多的数字,因为它应该是创造更高效率和降低成本的动力。但如今美国非营利医院的平均营业利润率为1.6%,这是非常薄的。对吗?所以,你可以做任何可以降低成本的事情,我总是用这个数字来计算每百万美元,你可以减少底线支出,如果你的组织利润率达到2%,你的组织必须创造5000万美元的新收入,以达到同样的底线影响。那么,相对于成本节约,您看到了什么样的结果,帮助您的客户实现了一些成本节约目标?

约翰·马姆伯格:是的,我是说这些数字很惊人,对吧?这几乎是可怕的,所以组织真的被要求用更少的钱做更多的事。他们得想个更有效率的办法。因此,所有这一切都归结到我猜一个三管齐下的场景,我们发现已经有效,很多组织已经能够利用,这显然是控制成本大,但使成本控制提供了一个积极管理质量数据库,能够使用这些数据,理解并知道你得到了一个高质量的零件,其次,以一种具有成本效益的方式去做,你会得到一个很好的成本。第三,利用技术来确保它能以一种有效的方式在整个过程中进行。

约翰·马姆伯格:然后它的后端创建了一个公式集,好吧,我们现在知道我们有一个高质量的部分,这是一个可重复的过程,所以我们可以继续这样做。然后这就创造了一种更有效的方法来进行零件维修,并降低了成本。所以现在你可以实现我们发现的,在采购过程中,可以节省10%到20%的成本。这一点非常重要,因为你要说的是,在医疗保健组织中,通常与7到800家供应商打交道,每年在零件上花费超过100万美元。

阿尔格雷希:所以你不仅节省了零件采购过程的时间,而且还节省了钱。

约翰·马姆伯格:正确的。是的。

阿尔格雷希:很酷。

迈克·齐默:是 啊。我想它几乎变成了关于过程改进的自我永存的反馈循环。所以,你意识到了你的公式集的结果,你用这些信息来更好地告诉我们是什么导致了这个结果的产生,对吗?

约翰·马姆伯格:是的,这在临床上已经被证实了,对,在病人身上,现在我们可以把它应用到HTM领域。我认为这在大多数情况下都适用于任何地方,但这是很有意义的,它已经被证明了,我认为对我们所有人来说,是的,能够影响,我们在会议上听到,能够影响和帮助推动更好的患者体验和更好的结果。我的意思是,这就是我认为我们所有人在这方面的核心是要为患者带来更好的结果,无论是间接的还是直接的。

迈克·齐默:太棒了。

阿尔格雷希:是 啊。我想说的一件事是,每个人都在谈论对病人护理的积极影响,但你的CEO实际上是一名医生。对吗?

约翰·马姆伯格:正确的。

阿尔格雷希:所以,这很重要。

约翰·马姆伯格:是的,我知道我们讨论过这个问题,我在这里进行过多次对话,我认为我们听到的很多演讲都谈到了CMIA的每个人,技术人员,以及他们对患者护理的影响。这是一个组织,我觉得在医院里,它涉及到医院的方方面面,而且由于他们使用的设备,确实对患者有直接的影响。

迈克·齐默:是 啊。所以,你,约翰,你说了一点关于公式集的创建。现在如果我们退一步,我假设它的基本组成部分只是坚如磐石的数据,否则现在它不会产生任何有意义的结果。所有你放在上面的东西。因此,我认为标准化是该方法的关键部分。

约翰·马姆伯格:是的,这也是,对于许多组织来说,今天要做的一件困难的事情是能够捕获这些数据。这是他们要努力解决的问题。如果您能够捕获这些数据,并且这样做的时候,您的捕获数据不是静态的,而是实时的,并且能够基于此做出决策,那么您就能够推动这种标准化。也就是说,好吧,我们发现数据表明我们应该朝着这个方向走,或者我们应该做出这个决定,然后回到能够创建公式集的地方,对吗?

迈克·齐默:正确的。

约翰·马姆伯格:可重复的结果,如果你能做到这一点,对吧,你在成本和质量两个方面都能带来更好的结果,最终对患者产生影响。

迈克·齐默:用技术来解决标准化问题是很诱人的,因为我们想要的正是我们用来解决标准化问题的解决方案。但是现在你工作的组织有了一个数据完整性政策。所以,跟我们谈谈这个,因为确定正确的基调是很重要的。

阿尔格雷希:是的,我在我的课程中谈到过,拥有良好的数据完整性是至关重要的,当你经历数据清理过程时,你真的必须有一个数据完整性策略,这样每个人都能理解参与规则,并且在开始清理之前阻止垃圾进入数据库,否则你永远不会有干净的数据,对吗?所以,我制定的政策,从一份政策声明和一份确认声明开始,我的所有技术人员都必须签字,这表明我们非常非常认真地对待这个问题。政策声明中的一段是,不遵守本政策将导致纪律处分,包括终止合同。所以,这是就业的一个条件,你真的必须把这个基调从大门外调出来。

阿尔格雷希:但是政策涵盖了数据库中每个领域的每一个方面,讨论了如何使用它的定义,讨论了特定领域需要什么样的数据结构。因此,我们能够实现非常高级别的数据完整性,并使用该策略对其进行维护。我在会议中还谈到了需要采取什么样的步骤来提升成熟度曲线,从一个PM中断/修复组织提升到一个执行非常高级别的组织,在进行全生命周期管理时非常经济高效地参与。第二步,你提到的是整个组织政策和程序的标准化。这对于零件的采购尤其重要,对吗?当我们制定这项政策时,我所在的组织跨越了重要的地理位置,我可以让一名技术人员在最北边的医院做CT,为CT的高压油箱找到一个很好的来源,在最南边的医院工作的人可能对此一无所知。

阿尔格雷希:所以,你知道,它有集中标准化,所以你得到同样的结果,同样的积极结果和同样的质量。

约翰·马姆伯格:是 啊。不,我还是这么想的,因为我们与这么多的组织合作,你会接触到他们在做什么,他们的流程是什么,我们看到的最佳实践和最高职能的组织正在利用集中化、标准化和实施数据捕获,然后执行公式集,这样他们就可以确保每个人都以同样的方式来做,对吗?所以,他们可以得到可重复的结果。

阿尔格雷希:杰出的。

迈克·齐默:太棒了。

阿尔格雷希:约翰,这是一个很好的讨论。我非常感谢你今天早上加入我们,希望我们的听众能从中获得一些好的信息,并开始沿着这条道路前进,达到更高的表现水平。

约翰·马姆伯格:是的,当然。

艾尔Gresch:谢谢。谢谢,伙计。

约翰·马姆伯格:非常感谢。

迈克·齐默:谢谢,约翰。

约翰·马姆伯格:是的。

迈克·齐默:好了,各位,就这样。

阿尔格雷希:那是个包裹。

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