火花机是什么?|电子文件管理系统

EDMS或电子文档管理系统是一种健壮的软件,设计用于集中组织的相关文档和工程图纸,从而取代过时的、不同的或手工的系统。我们的目标吗?提供一个单一的、一致的事实来源,可以简化协作、促进遵从、简化文档版本控制,并最终带来主要的效率和ROI。


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EDM可以做什么?

企业和组织发现,精心设计和正确实施的EDM可以帮助他们的用户解决一些更冗余的,平凡,并且出错的日常运营任务。使用文档管理系统的强大功能,员工的工作速度更快,更高效,尤其是当它给予他们的能力:

  • 消除打印输出和手动流程
  • 直接访问移动设备上的相关信息和文档
  • 导航并维护文档之间的关系,设计模型(如CAD)和物理空间或资产
  • 访问准确和完整的文档 - 无论源头和格式如何 - 只需点击几下即可
  • 提供文档版本控制和内容管理,防止用户使用不正确或过时的文档
  • 版本
  • 确保用户能够访问与工作订单或其他业务流程相关的完整的、最新的文档
  • 维护统一系统内数据和元数据的质量、准确性和完整性

毫无疑问,EDMS不仅仅是一个数字文件柜。它是文档的组织者、分发者和集成者,将简化流程,并允许您的团队使用您的数据,而不是简单地摸索它。

是EDM与ECM系统相同吗?

EDMS与企业内容管理(ECM)系统非常不同。虽然这两种文档具有许多相同的特性,但构建EDMS是为了优化资产较多的组织中的活动和动态文档。相反,ECM或企业内容管理系统是为存储和管理变化很少的非结构化数据而构建的。不适合资产数据和工程图纸。

在工程和制造业,像Meridian这样的EDM滚球盘投注技巧可以连接和通知365bet体育在线滚球建筑信息模型(BIM)和设施管理(FM)工具FAMIS 360.vx维护皇冠体育滚球改善业务连接,确保公司范围内可访问重要数据。

顶级EDMS系统的功能要注意

为组织选择EDMS系统时,请记住,最佳电子文档管理系统包括以下功能:

本文介绍了工作流

修订控件和批准过程将帮助您简化文档类型和工作副本等工作流信息。这可能最终能够简化协作,并确保每个人都在合适的时间工作。

直观的文档版本控制

自动文档版本控制和审核有助于确保在团队成员和设备上准确地录制和管理文档的所有版本和草稿。这种类型的内容管理可以帮助监管合规性,并确保所有用户都可以访问最新的准确信息,以最大限度地提高生产率,保持安全,确保数据完整性。

RENE男爵
“这两个申请中的资产和文件是100%相同的。因此,我们的人民更好地了解了竣工环境,因此,更有效地工作。因此,管理成本已减少。”

简化集成

一个强大的EDMS软件将从其他关键系统和部门提取信息 - 包括CRM,您的CRM会计数据库或CAD软件 - 确保您的关键任务数据始终有效地跟踪,记录和同步到单个真理源。

文档搜索速度提高了93%

在过去的2年里,工程图纸重复的次数减少了3%

提高了工程和运营的生产力

提高设备和客户要求的符合性

Zaneb Khan.
“通过将我们的工程文件整合到一个中央控制系统,并与SolidWorks同步属性,Meridian使我们的员工能够比以前更快地找到相关图纸和部件93%。”

流线型的文档管理

使文档存储和文档共享更多用户友好的EDMS系统。共享文档,组织您的电子文件,简化文档工作流程,控制文件格式,并在几下单击时优化文件共享。

容易合规

保持与监管机构的持续遵从要求易于跟踪的审计跟踪,严格的文件授权和-根据ISO工程标准-严格的文档版本控制。正确的文档管理软件可以帮助设置权限和控制文档访问,以促进持续的遵从。它还可以将您的文档与记录保留计划连接起来,从而允许您的团队轻松地将活动文档转换为兼容的记录。

威利布登
“与经络,我们确保遵守联合委员会国际标准以及其他设备和政府要求,使我们能够更好地为患者提供服务,并侧重于我们为医疗保健和医学科学的未来提供贡献的使命。”

移动和多站点功能

在COVID-19的世界里,组织和团队成员被迫比以往任何时候都更多地跨设施和设备开展工作。Meridian EDMS提供云部署和移动功能,这两者都可以帮助确保跨设备和位置的数据完整性、内容管理和文档控制。

珍妮特·哈特
“距离与经络无关。无论您是发电厂的工程师还是在该领域的维护技术人员,您都可以获得对单一信息来源的可靠访问权限。Meridian在各个层面都大大改善了我们的团队合作。”

并发的工作能力

对于手工数据输入或完全不同的文档管理系统,只有个人才能访问最新的文档——在共享或复制该文档之前,其他人不能从事同一项目。这导致了低效率,低生产力,低执行,无效的记录管理,甚至伤害。正确的EDMS将避免多站点功能和广泛可用的原理图信息,以帮助用户理解已建成的环境、时间表和完成工作订单,并执行并行工程。

珍妮特·哈特
“通过让用户方便地比较图纸的修改和突出哪些变化,Meridian提高了我们工程项目的效率和质量。”

简化数据输入

如果丢失了正确的数据或难以找到,就很难执行工作订单或完成工作流程。正确的EDMS可以要求完成某些字段,并组织相关文档,以确保正确的信息在正确的时间出现在正确的地方。

协作工具

强大的文档管理系统将提供您团队需要有效修改文档和简化更新或决策的功能和工具。这包括标记工具,如注释,换档,突出显示,邮票和文本框。

直观的系统组织

与任何备用内阁或库一样,EDM必须有效地分层结构,组织和索引以有用。在Meridian企业文档管理系统中,您的数字文档可在中央存储库中使用,并且可以通过您选择的任何参数组织,包括创建日期,部门等。

轻松的文件定位和搜索

使用EDMS的层次结构、元数据、搜索和归档功能,在正确的时间找到正确的信息比以往任何时候都更容易。这些工具将帮助您跟踪关键里程碑,如创建日期、修改、审查和批准状态,同时轻松地在文件夹和存储库中搜索和定位您需要的文件。

EDMS系统的好处

更好的成本控制

许多因素——包括老化的资产基础设施、被动维护实践以及不完整的文档和预防性维护(PM)信息——都可能导致维护成本和效率低下。在当今的精益环境中,这是不可持续的。滚球体育比滚球体育比分直播应计工程文档管理(EDMS)系统可以降低维护成本,同时延长资产生命周期,确保工作场所更安全。

改进了数据完整性

通过连接到其他相关的数据源-如CAD软件,CRM, CMMS,或EAM电子文档管理系统软件可以保持数据的完整性,并帮助为您的关键任务信息创建单一的真理来源。这可以解决常见的疼痛点,如过日期信息,不完整的信息或不正确的活动版本。

减少文档搜索时间

通过提供并发版本和图纸的并发版本,像Meridian等文档管理解决方案使信息,文档和原理图在任何项目中都可以轻松访问,甚至是紧急情况。Meridian还在整个资产生命周期中保持数据的完整性,并为工程绘图文件管理提供了全面的CAD软件无关解决方案,从而为所有重要信息创建了一个真相的单一来源。

威利布登
“通过创建一个删除孤岛的最新信息的单一来源并与我们的EAM解决方案集成,Meridian帮助我们减少了50%的维护错误,并在不必要的返工中每年节省20,000美元。”

昂贵的人类错误

丢失信息或糟糕的文档控制导致的错误和冗余会造成时间、效率和生产力的损失。一个全面的EDMS将促进文档搜索,并提供自动的文档数据完成和更新,以减少此类错误和增加投资回报率。

信息事件造成的损失相当于年度销售额的1.5%。例如,在销售额为2.5亿美元的工厂中,这意味着在一年内丢失375万美元,根据资产信息和分析:流程行业的驱动程序运营卓越

关联员工和部门

Meridian帮助超过350,000名专业人员更新他们的关键任务文档。它还确保正确的人可以方便地访问数据,同时最大限度地提高员工的工作效率,打破部门之间的隔阂,并支持人员安全。

这种广泛可用,全面的信息可以关闭技能差距并允许在组织内更好地培训和知识管理。

“通过弥合维护和工程之间的差距,与IBM Maximo集成,Sund&Bælt具有提高其整个维护操作的效率。我们的人员发现经络非常易于使用。它现在对他们不可或缺。”

-Kurt Lauvring,项目经理

成功的预防性维护

在资产重工和环境中,预防资产维365bet体育在线滚球护和最大化的资产可靠性对于增加利润率和有效的工作完成至关重要。这种可靠性需要完整且易于访问的维护数据。强大的EDM系统提供此数据,允许组织轻松跟踪,管理和使用所有相关的资产文档和维护数据。这最终会崩溃通信生命周期,提高技术人员效率,提高资产安全和合规性。

增加透明度

为了提高流程并提高生产力,EDM可以提供10,000英尺的术语,如何使用文档以及您的文档驱动的过程如何工作。使用此洞察力来奖励员工,重组过程和驱动器ROI。

减少存储和存档成本

消除需要专用物理空间,员工带宽和运营预算,以维护文件存储和组织。

改进的安全性

数据泄露、文档丢失和遵从性问题是非常现实的痛点,特别是在一个无组织的数字、基于云的环境中。通过控制信息访问和提供一致的安全更新,EDMS可以帮助您的组织有效地解决和避开这些问题。

增加效率公司

数据提取、实现工作流、开具发票、签订合同——所有这些内部流程都可能复杂而缓慢。EDMS的自动数据提取、搜索功能和工作流模板可以减少这种瓶颈,从而提高整个公司的效率和正常运行时间。

由于无计划的停机时间,全球流程行业每年亏损20亿美元,越来越明显,为了在竞争力,快速变化,全球产业中生存,组织必须不断寻求提高运营效率的方法。

“通过简化的工作流程,改善部门之间的沟通,以及方便地获取信息,Meridian帮助我们提高了员工的效率,更好地专注于创造创新的新治疗方法的核心使命。”

-BILL EAGER,图纸管理高级工程师

重新分配预算的灵活性

立即实施后,EDM可以替换当前的纸质档案,大大减少了在管理纸张记录上花费的时间和预算。在长期来看,更有效的搜索和自动化文件管理可以将效率和释放资金转换为其他业务关键型垂直。

谁可以使用EDMS?

EDM可能对许多资产重型企业有用,为工程文件提供单一的真理来源,可以降低效率低下,改善决策。

365bet体育在线滚球EDM可以提供帮助的行业和商业类型

EDM可以用于一系列资产或信息重型行业。365bet体育在线滚球It’s also an ideal tool for businesses that rely on paper-based operations (and notice the resulting inefficiencies or bottlenecks) or for those that have digital documents living in many disconnected systems or repositories (i.e.: in Word documents, PDFs, Excel sheets, PowerPoints, emails, mobile documents etc.)

电子文件管理系统

痛点EDM可以解决

对于这些行业和情况的专业人士,EDM可以帮助解决常见的365bet体育在线滚球痛点,包括:

不受控制的物理/外包文件存储成本
与数据相关的一致延迟和低效率
妨碍文档搜索、更新和检索过程
SILED和断开连接的信息,使得难以制作数据驱动的决策
安全问题和漏洞
低灾难恢复功能
人为错误

电子文件管理系统如何解决问题?

EDM也可以是更广泛的数字转型的重要组成部分,它可以提供更广泛的策略和流程 - 就像预防性维护,业务流程自动化 - 这将使您的建筑环境现代化。

通过集中分散的信息,并提供一个简单的工具来搜索文档、完成工作单、维护遵从性等,EDM可以帮助跨行业和垂直领域的用户:365bet体育在线滚球

    确保他们的文件免受安全威胁和合规问题
    转换纸质文件并巩固不同信息
    在合适的时间与合适的人分享所有相关信息
    将文档组织和标准化简化,同时添加上下文和增强功能
    巩固和连接大幅洞察和运营改进的信息

    谁应该管理你的EDM?

    最初,您的IT部门可以将EDMS举措和工作跨越设备和团队成员的信息进行挖掘和工作。也就是说,实施通常可以复杂 - 而且专家是滚球体育比滚球体育比分直播当然可以来帮你开始,缩放和标准化过程。

    对于正在进行的维护,您还可以考虑聘请电子文件控制器,负责日常文档管理流程。更具体地说,这个人会:

      执行质量和符合性审查,以确保文件的完整性、准确性和真实性
      分发文件和图纸,以确保完全符合控制程序和要求
      创建,实施和维护文档控制程序和工作说明,以确保整个组织的一致性和准确性
      更新工艺文件,确保所有相关人员都能获得最新、最完整的图纸、规格日志和活页夹
      准确地编号、分类、归档和存储您的组织所需的所有相关电子和硬拷贝文件

      FAQ跳转链接

      常见问题:电子文件管理系统(EDM)

      什么是数字文件管理系统?

      一个数字文件管理系统,或电子文件管理系统,是一个工具,集中所有组织的相关文件和图纸。这为用户提供了完整的、可操作的设施和资产数据,他们可以用来提高效率和节省资金。它还最终:为所有文档提供了一个真理的单一来源。帮助组织保持法规遵从性,提供可配置的工作流,以简化与所有内部部门的协作。提供全面的文档版本控制,简化审核。

      什么是最好的文件管理系统?

      最好的文档管理系统EDMS有几个关键特性。最重要的是,正确的文件管理系统需要易于使用、直观和被员工高度采用。它还需要提供:为所有关键任务数据提供一个真实的单一来源,以维护数据和元数据的质量、准确性和完整性。易于配置的工作流,可以简化协作。简单的文档版本控制和文档审计,以保持法规遵从性,并确保每个人都在使用正确的版本。易于获取的数据,最大限度地提高工作人员的生产力和支持人员安全。

      电子文件管理系统有哪些优点?

      正确的电子文档管理系统将提供许多优点,帮助用户:进程,存储和检索记录。简化其文档版本控制。在各部门,设施和设备跨越合作。改善他们的时间表,这反过来可以改善审计和检查准备。提高文档控制和文档安全降低成本,简化了知识管理。促进合规性。

      电子文档管理系统(EDMS)和内容管理系统(CMS)之间有什么区别?

      电子文档管理系统(EDMS)和内容管理系统(CMS)之间存在关键差异。虽然这两个工具都有用于管理文档和内容的工具,但是CMS通常用于存储来自各种网站的Web内容,而EDMS更多地关注存储,参考,工作流管理和流程改进的内部文档。

      电子文档管理的典型ROI是什么?

      电子文档管理系统提供即时和长期的ROI改进。在短期内,EDM可以通过降低纸质成本并提高员工效率来立即提高现金流量。随着时间的推移,ROI改进是以:每份文件的节省减少了在工资单,转变,发票和其他关键过程中使用文档管理的公司的减少时间表。文档相关的成本减少更有效的客户服务和公共服务减少了存储和档案成本更有效的协作和文档修改。

      什么是电子文件管理系统的例子?

      如果您正在寻找电子文档管理系统的示例,请记住,在那里谈到EMDS系统的情况下,他们的功能和实际结果可以为您的业务提供了很多种类。评估这些选项时,请记住您的公司的规模,复杂性和文档管理需求。如果您运行较小的操作,您可能不需要使用像Meridian等企业工具的Ultra-Robust文档管理。以下是Meridian帮助组织的一些实际示例:MSCM Ltd集成了Meridian,其具有SolidWorks,其现有系统之一,巩固文件和简化其文档管理。苏黎世机场使用企业电子文档管理系统来改善其组织的数据和计划一致性。西雅图城市光线改善了工程数据完整性 - 以及依据,依从性和生产力。

      什么是ISO文档控制?

      世界各地都有许多竞争标准的BIM和EDM工具,尽管这些产品主要被ISO标准所取代,最终将被整个世界所采用。这些包括ISO 9001,该ISO 9001呼叫文档控制。换句话说,ISO 9001试图确保当他们需要时,正确的人员可以访问文档,即这些文档是最新的,并且没有未经授权的用户可以访问或更改文档的内容。这最终有助于确保重要的工程文件是最新,全面,值得信赖的,最终可能会增加合规性并随着时间的推移提高运营效率。

      为什么需要EDM?

      特别是对于具有许多文档的企业 - 或者希望数字转换他们的操作的企业 - EDM可以为操作和工作流提供许多必要的改进。这些福利包括:节省成本。简化遵守ISO 19001,Sarbanes Oxley法规,HIPAA和其他监管机构。灾难恢复。最大化的员工生产力。审计管理。文件工作流的自动化。改善了安全性。